「紙を捨てられない」から脱却!IT管理プロおすすめスマホ管理術

ハガキや郵送で送られてくる、捨てるに困ってしまう紙類です。

  • 請求書、納品書
  • ハガキ(主に保険会社)

管理方法に悩みますよね。山積みになってかさばる一方…

そこで、パスワード管理アプリ「1Password」と「Googleドライブ」をリンクさせて管理するIT管理プロの技、ご紹介したいと思います。

この方法を知っておけば、ご自宅のペーパーレス化が進むこと請け合いますよ。

1Passwordとは?

1Passwordは、世界で1,500万人以上が使っているパスワード管理アプリです。

楽天ログインIDを自動入力する例

あのApple社は、全従業員に1Passwordを推奨するくらい、超メジャーなパスワード管理アプリです。

1Passwordについてはコチラ

1Passwordの使い方|iPhoneで家族のパスワードを安全に一元化管理

続きを見る

1Passwordはファイル添付できる

1Passwordは、「登録したパスワード情報にファイル添付」することができるんですね。

1Password PDFファイル添付例
1Password PDFファイル添付図

ただ下表のとおり、制限もあります。

PlanStorage
1Password Families1 GB per family
1Password Teams1 GB per person
1Password Business5 GB per person
引用: Save important files in 1Password

今どきのスマホ、iPhone 7のカメラでハガキをパシャ、と画像データにした場合のファイル容量は「5~7MB」程度、つまり「1GB=1,000MB」なので、おおよそ150枚は余裕で添付できる計算ですね。

このように考えると、1GBの容量って「ちょっと心もとない」感じませんか?

1Passwordアプリだと、ストレージ使用量のチェックもできませんし。

そのため、「Googleドライブ」を電子ファイリング保存先とする方法で説明進めていきます。

なぜ、紙の管理を1Password、Googleドライブで行うのか?

使い慣れたGoogleドライブのストレージを用い、「セキュアなリンクで相互に管理できる」からです。

これはISO9001というシステム品質規格で、「トレーサビリティが担保できる」といいます。

「トレーサビリティ」とは?

トレース(Trace:追跡)するアビリティ(Ability:能力)という造語。

当サイトでは、情報を知りたい・使いたいときに、ササっと引き出しやすく管理されている状態という意味で常用します。

「あれ?どこにファイル保存したんだっけ…」

PCやスマホで電子ファイリングすると、どのような情報をしまい込んだのか、忘れてしまうことがありませんか?

「トレーサビリティ」はデータの迷子をなくず、失念防止のための管理手法です。

読み進めて頂けば、トレーサビリティを用いた納得の理由がわかるように解説していきます。

ペーパーレス管理術「紙の電子化~保管まで」3ステップ

簡単な手順

  • 1Passwordにパスワード情報登録
  • Googleドライブで紙をスキャン
  • Googleドライブのリンクを1Passwordに登録

使用したスマホ環境です。

使ったITサービス&ツール

  • スマホは「iPhone 7」
  • 「1Password」アプリ
  • 「Googleドライブ」アプリ

まだ1Passwordを使ったことがないという方、無料でお試しスタートしてみてくださいね。

1Passwordお試しスタート方法パスワード管理アプリ「1Password」無料お試し手順

続きを見る

1Passwordにパスワードの登録

ソフトバンク「おうちでんき」契約のハガキを、iPhoneでスキャンし管理する例です。

※「おうちでんき」はオンライン申し込みが完了すると、ハガキで契約の開始通知が届きます。

まずは、1Passwordに「おうちでんき」と「Googleアカウント」のIDパスワードを登録しておきます。

1Passwordおうちでんきログイン作成
1Password - おうちでんきログイン作成の例

Googleドライブで紙をスキャン

スマホでGoogleドライブアプリを起動し、ハガキをスキャンします。

1PasswordにGoogleリンクを登録

電子化したハガキデータ横の[・・・]をタップし、[リンクをコピー]します。

1Passwordを起動し、先ほど登録した「おうちでんき」パスワード情報[編集]

  • [Add URL]をタップ
  • コピーしたリンクをペースト(適当な表示名も設定)
  • [完了]をタップ

紙の電子化・管理の完了!

手順は以上です。

この方法は、「紙の保管場所」と「IDパスワード」が一元管理されています。

つまり、知りたい情報がパスワード管理アプリ「1Password」から追跡できるようになっているんですね。

1PasswordでGoogleドライブ資料を管理する注意点2つ

今回解説の管理方法ですが、2つほど注意点があります。

1PasswordでGoogleアカウント検出がノイズになる

Googleにログインしようとすると、今回登録した「おうちでんき」ログインIDが検出されてしまいます。

これは、1Passwordに登録したURLが、Googleドメインに一致するからなんですね。

もし検索ノイズであり邪魔という方は、1Passwordに登録したパスワードの編集から、

  1. [新規セクションの追加]をタップ
  2. [新規フィールドを追加]をタップ
  3. [URL]を選択し、URLを登録

この方法で、Googleログインを阻害することなく運用管理できます。

Googleドライブのリンクは第三者に知られないようにする

もちろんGoogleドライブのリンクは、対象のGoogleアカウントでログインしないとアクセスできません。

ですが、万が一の不正アクセス対策です。

他人にリンクを知られないよう、注意が必要です。

まとめ

1Password & Googleドライブで、トレーサビリティ担保な情報管理ノウハウでした。

簡単な手順

  • 1Passwordにパスワード情報登録
  • Googleドライブで紙をスキャン
  • Googleドライブのリンクを1Passwordに登録

ログインパスワード情報と、紙を電子化し、

「知りたい・使いたい情報は1Passwordから辿っていく」

一元管理が実現できますね。

また適宜で、1Passwordによる家庭の情報管理ノウハウをお届けしていきます。

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