1Passwordとスマホで実現するペーパーレス管理術

パスワード管理アプリ「1Password（ワンパスワード）」を活用した、スマホのみで紙をデジタル化・管理する、IT管理プロのペーパーレスなかけ算技をご紹介します。

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この記事のゴール｜1Passwordで実現！ペーパーレス管理術

iPhoneを例に、「○○日後にデジタル化した書類をチェックしたい！」実現したデモ動画です。

予め「リマインダー」アプリに見直し予定をセットしておけば、見直したいタイミングでデジタル化した書類にすばやくアクセス！チェックすることができます。

1Passwordでペーパーレス管理するメリット

他の管理する情報とつなげた、”情報ハブな管理" ができることがメリットです。

情報を一元化管理すれば、必要なときにパパっと引き出すことができますよ。

「情報ハブな管理スゲぇー」は実際に運用してみないと実感できませんので、メリットの説明はこのあたりにしておきますね。

それでは次に、デモで用いた環境から管理手順について以下説明していきます。

1Passwordペーパーレス管理の環境

この記事のデモ動画で用いた環境です。

なおパスワード管理アプリは、複数のWebアドレス（URL）を追加できるものであれば、1PasswordでなくてもOKです。

1Passwordペーパーレス管理の流れ

前提として

• 書類はLINEMO契約書を例に解説
• iPhoneにはアプリインストール済み
  • 1Password
  • Googleドライブ
• 1Passwordにパスワード登録済み
  • Google
  • LINEMO

手順１：書類をデジタル化する

iPhoneのカメラを使い、書類をデジタル化します。

手順２：1Passwordに登録する

Googleドライブ「リンクをコピー」を、1Passwordに登録します。

Googleドライブの複数デジタル書類も管理できる！

ブラウザからGoogleドライブにアクセスし、管理したいファイルを "キーワードで検索" 検索結果のリンクを1Passwordに登録すればOKです。

Googleドライブ「共有リンク」に注意

今回説明の手順、Googleドライブの「リンクをコピー」は個人しかアクセスできないので安全です。

ですが、個人情報データへアクセスできるリンクなので、「SNSで拡散！」のような、間違っても公衆の面前にさらすようなことはやめておきましょう。

紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ

紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、

「うまくフレームに収まらない」

「ボヤけて文字が認識できない」

など、使い勝手がよろしくない面があります。

その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリがおすすめです。

用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながらデジタル化できますよ。

まとめ

紙の書類をデジタル化して整理するだけでなく、他の情報とリンクさせる管理技でした。

これでもう、紙で送られてくる書類に困ることはありませんね。

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