1Passwordで紙やPDFデータの契約書を「網羅的に」管理する方法

「電気、ガス、通信費」など固定費の見直しを、パスワード管理アプリ「1Password」を使い、

【くりかえし・仕組み化する】

IT管理プロの実践ノウハウをシリーズ化してご紹介しています。

この記事を書いた人

  • 企業5社を渡り歩くIT管理プロ
  • 情報セキュリティ資格の実践者
  • ITで改善!ITIL資格の実践歴15年

今回は、契約情報が【②紙、電子データである場合の管理方法です。

固定費の見直し【仕組み化】全体図
【事前準備】環境や設定、管理用テンプレートのつくり方など
【管理】編契約情報を管理するフェーズ
①Webマイページ
②紙、電子データ ← 今回ここを解説
【運用】編固定費の見直し・切り替えフェーズ
③スケジュール
④メール
【実践】編固定費切り替え実践例(デモ動画あり)

利用シーンとして「電気、ガス、通信、保険」などなど、さまざまな固定費契約の”控え”として送付されるケースが多いため、くりかえし固定費の見直すために必修でしょう。

まだ1Passwordを使っていない方へ

1Passwordのメリットやデメリット、使い方などIT管理プロの観点から【詳しく・正直に】解説しているので、先にそちらをどうぞ。

1Password【iPhoneでの使い方】IT管理プロがわかりやすく解説

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1Passwordを【安全に・無料でお試し利用】する方法はこちらです。

パスワード管理1Password【無料お試し】個人情報を登録しない方法3ステップ解説

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既に1Passwordを使っている方であれば、【事前準備】編の環境を整えてから、管理編を読み進めてくださいね。

1Passwordで固定費の見直し【仕組み化!】事前準備

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【今回のゴール】紙、電子データの契約書をすぐ確認できる

固定費の契約データ管理手順

それでは実際に、事前準備編で準備した管理テンプレートを用いて、「紙、PDFファイルの契約資料を管理する」流れを説明していきます。

以下は、iPhoneのカメラで紙を「スキャン → 電子データ化」して、Googleドライブに保存する例です。

iPhone/Googleドライブの例

--- 「Googleドライブ」アプリの手順

  • 「Googleドライブ」アプリ起動
  • 画像を保存するフォルダーを開く
  • を押してスマホのカメラ起動
  • 紙をカメラで撮影して保存する
  • ファイル名「サービス名_お客さま番号」などへ変更する

--- ここから「1Password」の手順

  • 1Passwordアプリを起動
  • 管理テンプレート >「電子データ」のアドレスを開く
  • クラウドストレージ表示 >ファイル名の”一部”を検索
  • 検索結果のリンクをコピー
  • 管理テンプレートに戻り編集タップ
  • 「電子データ」フィールドにコピーしたリンクを貼り付ける
  • 完了タップ

紙、またはPDFなどの電子データを、「クラウドストレージに保存」して、管理テンプレート「電子データ」フィールドに電子データの”検索結果”リンクを登録する管理方法です。

予め管理テンプレート「クラウドストレージ」フィールドに、お使いのクラウドストレージのWebアドレスを登録しておけば、テンプレート複製からの使いまわしが楽になりますよ。

【効果】紙、電子データ管理

  • 紙を管理する負担が減る
  • 契約に関する情報管理が楽になる

紙で郵送されてくる、契約関連の書類すべて「電子データ化」して捨ててしまえば、紙の収納スペースが縮小されるため、かさばる紙の管理から解放されます。

また、後述する「スケジュール管理」と掛け合わせれば、電子データとして一応とっておき、契約の見直しタイミングで整理する管理方法もおすすめですね。

【ポイント】紙、電子データ管理

この管理のポイントは、「申し込み控え」や「契約詳細」といった、複数の電子データ書類をまとめられる「ファイル名」にあります。

そのため、他の電子データを表示しないようなファイル名、例えば「お客さま番号」といった“一意の番号やキーワード”へ変更して検索、検索結果が期待どおりになったリンクを取得、管理するようにしましょう。

このように、”ファイル名をルール化”できれば、関連する新しい電子データ書類が増えたとしても、

クラウドストレージに

”任意のファイル名で”

電子データを追加するだけ。

つまり、あちこち変更しなくてもOKという、効率的な管理が実現できます。

クラウドストレージ「共有リンク」に注意

Googleドライブを起用した理由は、

誤ってフルアクセスな共有設定をしてしまうリスクが、他サービスよりも低いからです。

ご家族で安全に共有管理したいなら、特にですよね。

詳しくは割愛しますが、共有リンクを取り扱うことが不安、自信のない方は、解説したGoogleドライブでの管理をおすすめします。

紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ

紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、

「うまくフレームに収まらない」

「ボヤけて文字が認識できない」

など、使い勝手がよろしくない面があります。

その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリを使いましょう。

用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながら電子データ化もできるのでおすすめです。

Androidの方は、「Microsoft Lens」というアプリが同じような機能を持っていますよ。

Microsoft Lens: PDF Scanner

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まとめ

固定費の見直し【仕組み化】紙、電子データを管理する方法の解説でした。

紙、電子データは検索でヒットさせるための「ファイル名」が肝要です。

意図せず検索でヒットしていまうこともありますので、どのようなファイル名にすれば期待結果になるか?

運用しながら微調整してみましょう。

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1Passwordで実践!固定費の見直し【仕組み化】まとめ

固定費の見直し【仕組み化】全体図

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