1Passwordで紙やPDFデータの契約書を「網羅的に」管理する方法

「電気、ガス、通信費」など固定費の見直しを、パスワード管理アプリ「1Password」を使い、

【くりかえし・仕組み化する】

IT管理プロの実践ノウハウをシリーズ化してご紹介しています。

今回は、契約情報が【②紙、電子データ】である場合の管理方法です。

利用シーンとして「電気、ガス、通信、保険」などなど、さまざまな固定費契約の”控え”として送付されるケースが多いため、くりかえし固定費の見直すために必修でしょう。

既に1Passwordを使っている方であれば、【事前準備】編の環境を整えてから、管理編を読み進めてくださいね。

【今回のゴール】紙、電子データの契約書をすぐ確認できる

固定費の契約データ管理手順

それでは実際に、事前準備編で準備した管理テンプレートを用いて、「紙、PDFファイルの契約資料を管理する」流れを説明していきます。

以下は、iPhoneのカメラで紙を「スキャン → 電子データ化」して、Googleドライブに保存する例です。

紙、またはPDFなどの電子データを、「クラウドストレージに保存」して、管理テンプレート「電子データ」フィールドに電子データの”検索結果”リンクを登録する管理方法です。

予め管理テンプレート「クラウドストレージ」フィールドに、お使いのクラウドストレージのWebアドレスを登録しておけば、テンプレート複製からの使いまわしが楽になりますよ。

【効果】紙、電子データ管理

• 紙を管理する負担が減る
• 契約に関する情報管理が楽になる

紙で郵送されてくる、契約関連の書類すべて「電子データ化」して捨ててしまえば、紙の収納スペースが縮小されるため、かさばる紙の管理から解放されます。

また、後述する「スケジュール管理」と掛け合わせれば、電子データとして一応とっておき、契約の見直しタイミングで整理する管理方法もおすすめですね。

【ポイント】紙、電子データ管理

この管理のポイントは、「申し込み控え」や「契約詳細」といった、複数の電子データ書類をまとめられる「ファイル名」にあります。

そのため、他の電子データを表示しないようなファイル名、例えば「お客さま番号」といった“一意の番号やキーワード”へ変更して検索、検索結果が期待どおりになったリンクを取得、管理するようにしましょう。

このように、”ファイル名をルール化”できれば、関連する新しい電子データ書類が増えたとしても、

クラウドストレージには

”任意のファイル名で”

電子データを追加するだけ。

つまり、あちこち変更しなくてもOKという、効率的な管理が実現できます。

クラウドストレージ「共有リンク」に注意

Googleドライブを起用した理由は、

誤ってフルアクセスな共有設定をしてしまうリスクが、他サービスよりも低いからです。

ご家族で安全に共有管理したいなら、特にですよね。

詳しくは割愛しますが、共有リンクを取り扱うことが不安、自信のない方は、解説したGoogleドライブでの管理をおすすめします。

紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ

紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、

「うまくフレームに収まらない」

「ボヤけて文字が認識できない」

など、使い勝手がよろしくない面があります。

その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリを使いましょう。

用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながら電子データ化もできるのでおすすめです。

Androidの方は、「Microsoft Lens」というアプリが同じような機能を持っていますよ。

Microsoft Lens: PDF Scanner

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まとめ

固定費の見直し【仕組み化】紙、電子データを管理する方法の解説でした。

紙、電子データは検索でヒットさせるための「ファイル名」が肝要です。

意図せず検索でヒットしていまうこともありますので、どのようなファイル名にすれば期待結果になるか？

運用しながら微調整してみましょう。

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• なぜ、固定費の見直しができないの？
• 【事前準備】編
  • 設定、管理テンプレートのつくり方
• 【管理】編
  • 契約情報を管理するフェーズ
  • ①Webマイページ
  • ②紙、電子データ
• 【運用】編
  • 見直し・切り替えフェーズ
  • ③スケジュール
  • ④メール
• 【実践】編
  • 切り替え実践例（デモ動画あり

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