パスワード管理アプリ「1Password(ワンパスワード)」を活用した、スマホのみで紙をデジタル化・管理する、IT管理プロのペーパーレスなかけ算技をご紹介します。
この記事を書いた人
- 5社を渡り歩いたIT管理15年プロ
- 情報セキュリティ(SG)資格保持
- ITIL資格で改善!実践知10年以上
この記事のゴール|1Passwordで実現!ペーパーレス管理術
iPhoneを例に、「○○日後にデジタル化した書類をチェックしたい!」実現したデモ動画です。
予め「リマインダー」アプリに見直し予定をセットしておけば、見直したいタイミングでデジタル化した書類にすばやくアクセス!チェックすることができます。
1Passwordでペーパーレス管理するメリット
他の管理する情報とつなげた、”情報ハブな管理" ができることがメリットです。

情報を一元化管理すれば、必要なときにパパっと引き出すことができますよ。
「情報ハブな管理スゲぇー」は実際に運用してみないと実感できませんので、メリットの説明はこのあたりにしておきますね。
それでは次に、デモで用いた環境から管理手順について以下説明していきます。
1Passwordペーパーレス管理の環境
この記事のデモ動画で用いた環境です。
環境
- iPhone
- Googleドライブ
- 1Password 7 / iOS版アプリ
- iPhone"インターネットアクセスできる"状態
なおパスワード管理アプリは、複数のWebアドレス(URL)を追加できるものであれば、1PasswordでなくてもOKです。
1Passwordペーパーレス管理の流れ
前提として
- 書類はLINEMO契約書を例に解説
- iPhoneにはアプリインストール済み
- 1Password
- Googleドライブ
- 1Passwordにパスワード登録済み
- LINEMO
手順1:書類をデジタル化する
iPhoneのカメラを使い、書類をデジタル化します。
紙をデジタル化する手順
- 「Googleドライブ」アプリ起動
- 画像を保存するフォルダーを開く
- +→[カメラを使用]の順にタップ
- 紙をカメラで撮影して保存する
- ファイル横の・・・タップする
- 「リンクをコピー」タップする
手順2:1Passwordに登録する
Googleドライブ「リンクをコピー」を、1Passwordに登録します。
iPhone/Googleドライブの例
- 1Passwordアプリを起動
- 登録済みLINEMO「編集」する
- フィールド「URL」追加する
- コピーしたリンクを貼り付ける
- 完了タップ
Googleドライブの複数デジタル書類も管理できる!
ブラウザからGoogleドライブにアクセスし、管理したいファイルを "キーワードで検索" 検索結果のリンクを1Passwordに登録すればOKです。

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1Passwordでメールを仕分け管理する便利な使い方
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Googleドライブ「共有リンク」に注意
今回説明の手順、Googleドライブの「リンクをコピー」は個人しかアクセスできないので安全です。
ですが、個人情報データへアクセスできるリンクなので、「SNSで拡散!」のような、間違っても公衆の面前にさらすようなことはやめておきましょう。
紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ
紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、
「うまくフレームに収まらない」
「ボヤけて文字が認識できない」
など、使い勝手がよろしくない面があります。
その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリがおすすめです。
用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながらデジタル化できますよ。
まとめ
紙の書類をデジタル化して整理するだけでなく、他の情報とリンクさせる管理技でした。
これでもう、紙で送られてくる書類に困ることはありませんね。
1Password "三大" 便利な使い方
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