【スマホのみ】家庭の紙類デジタル整理!IT管理プロが解説

この記事では、スマホのみ紙の「デジタル化して整理」だけではなく、パスワードなど他の情報とリンクした管理技をご紹介していきます。

この記事を書いた人

  • 5社を渡り歩いたIT管理15年プロ
  • 情報セキュリティ(SG)資格保持
  • ITIL資格で改善!実践知10年以上

【デモ実施】デジタル化した書類にシームレスにアクセス!

iPhoneを例に、「○○日後にデジタル化した書類をチェックしたい!」実現したデモ動画です。

デジタル化した書類にシームレスにアクセス!

使用したアプリは、1Password(ワンパスワード)というパスワード管理アプリです。

あのApple社内でも、全従業員へ1Passwordの利用を推奨するくらい、定番なパスワード管理アプリですよ。

デモ動画の解説に戻りまして、予め「リマインダー」アプリに見直し予定をセットしておけば、デジタル化した書類へすばやくアクセスし、内容をチェックすることができますね。

デジタル書類をパスワード管理アプリで管理するメリット

他の管理する情報とつなげた、”情報ハブな管理" ができることがメリットです。

この記事では「①紙・電子データ」を解説

情報を一元化管理すれば、必要なときにパパっと引き出すことができますよ。

「情報ハブな管理スゲぇー」は実際に運用してみないと実感できませんので、メリットの説明はこのあたりにしておきますね。

それでは次に、デモで用いた環境から管理手順について以下説明していきます。

書類のデジタル化整理した環境

この記事のデモ動画で用いた環境です。

環境

  • iPhone
  • Googleドライブ
  • 1Password 7 / iOS版アプリ
  • iPhone"インターネットアクセスできる"状態

なおパスワード管理アプリは、複数のWebアドレス(URL)を追加できるものであれば、1PasswordでなくてもOKです。

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書類デジタル化整理の流れ

前提として

  • 書類はLINEMO契約書を例に解説
  • iPhoneにはアプリインストール済み
    • 1Password
    • Googleドライブ
  • 1Passwordにパスワード登録済み
    • Google
    • LINEMO

手順1:書類をデジタル化する

iPhoneのカメラを使い、書類をデジタル化します。

紙をデジタル化する手順

  • 「Googleドライブ」アプリ起動
  • 画像を保存するフォルダーを開く
  • →[カメラを使用]の順にタップ
  • 紙をカメラで撮影して保存する
  • ファイル横の・・・タップする
  • 「リンクをコピー」タップする

手順2:1Passwordに登録する

Googleドライブ「リンクをコピー」を、1Passwordに登録します。

iPhone/Googleドライブの例

  • 1Passwordアプリを起動
  • 登録済みLINEMO「編集」する
  • フィールド「URL」追加する
  • コピーしたリンクを貼り付ける
  • 完了タップ

Googleドライブの複数デジタル書類も管理できる!

ブラウザからGoogleドライブにアクセスし、管理したいファイルを "キーワードで検索" 検索結果のリンクを1Passwordに登録すればOKです。

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Googleドライブ「共有リンク」に注意

今回説明の手順、Googleドライブの「リンクをコピー」は個人しかアクセスできないので安全です。

ですが、個人情報データへアクセスできるリンクなので、「SNSで拡散!」のような、間違っても公衆の面前にさらすようなことはやめておきましょう。

紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ

紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、

「うまくフレームに収まらない」

「ボヤけて文字が認識できない」

など、使い勝手がよろしくない面があります。

その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリがおすすめです。

用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながらデジタル化できますよ。

まとめ

紙の書類をデジタル化して整理するだけでなく、他の情報とリンクさせる管理技でした。

これでもう、紙で送られてくる書類に困ることはありませんね。

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