1Passwordとスマホで実現するペーパーレス管理術

パスワード管理アプリ「1Password（ワンパスワード）」を活用した、スマホのみで紙をデジタル化・管理する、IT管理プロのペーパーレスなかけ算技をご紹介します。

この記事を書いた人

5社を渡り歩いたIT管理15年プロ
情報セキュリティ(SG)資格保持
ITIL資格で改善！実践知10年以上

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この記事のゴール｜1Passwordで実現！ペーパーレス管理術

iPhoneを例に、「○○日後にデジタル化した書類をチェックしたい！」実現したデモ動画です。

デジタル化した書類にシームレスにアクセス！

予め「リマインダー」アプリに見直し予定をセットしておけば、見直したいタイミングでデジタル化した書類にすばやくアクセス！チェックすることができます。

1Passwordでペーパーレス管理するメリット

他の管理する情報とつなげた、”情報ハブな管理" ができることがメリットです。

情報を一元化管理すれば、必要なときにパパっと引き出すことができますよ。

「情報ハブな管理スゲぇー」は実際に運用してみないと実感できませんので、メリットの説明はこのあたりにしておきますね。

それでは次に、デモで用いた環境から管理手順について以下説明していきます。

1Passwordペーパーレス管理の環境

この記事のデモ動画で用いた環境です。

環境

iPhone
Googleドライブ
1Password 7 / iOS版アプリ
iPhone"インターネットアクセスできる"状態

なおパスワード管理アプリは、複数のWebアドレス（URL）を追加できるものであれば、1PasswordでなくてもOKです。

1Passwordペーパーレス管理の流れ

前提として

書類はLINEMO契約書を例に解説
iPhoneにはアプリインストール済み
- 1Password
- Googleドライブ
1Passwordにパスワード登録済み
- Google
- LINEMO

手順１：書類をデジタル化する

iPhoneのカメラを使い、書類をデジタル化します。

紙をデジタル化する手順

「Googleドライブ」アプリ起動
画像を保存するフォルダーを開く
＋→［カメラを使用］の順にタップ
紙をカメラで撮影して保存する
ファイル横の・・・タップする
「リンクをコピー」タップする

手順２：1Passwordに登録する

Googleドライブ「リンクをコピー」を、1Passwordに登録します。

iPhone／Googleドライブの例

1Passwordアプリを起動
登録済みLINEMO「編集」する
フィールド「URL」追加する
コピーしたリンクを貼り付ける
完了タップ

Googleドライブの複数デジタル書類も管理できる！

ブラウザからGoogleドライブにアクセスし、管理したいファイルを "キーワードで検索" 検索結果のリンクを1Passwordに登録すればOKです。

: 1Passwordでメールを仕分け管理する便利な使い方
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Googleドライブ「共有リンク」に注意

今回説明の手順、Googleドライブの「リンクをコピー」は個人しかアクセスできないので安全です。

ですが、個人情報データへアクセスできるリンクなので、「SNSで拡散！」のような、間違っても公衆の面前にさらすようなことはやめておきましょう。

紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ

紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、

「うまくフレームに収まらない」

「ボヤけて文字が認識できない」

など、使い勝手がよろしくない面があります。

その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリがおすすめです。

用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながらデジタル化できますよ。

まとめ

紙の書類をデジタル化して整理するだけでなく、他の情報とリンクさせる管理技でした。

これでもう、紙で送られてくる書類に困ることはありませんね。