「電気、ガス、通信費」など固定費の見直しを、パスワード管理アプリ「1Password」を使い、
【くりかえし・仕組み化する】
IT管理プロの実践ノウハウをシリーズ化してご紹介しています。
この記事を書いた人
- 企業5社を渡り歩くIT管理プロ
- 情報セキュリティ資格の実践者
- ITで改善!ITIL資格の実践歴15年
今回は、契約情報が【②紙、電子データ】である場合の管理方法です。

【事前準備】 | 環境や設定、管理用テンプレートのつくり方など |
【管理】編 | 契約情報を管理するフェーズ ①Webマイページ ②紙、電子データ ← 今回ここを解説 |
【運用】編 | 固定費の見直し・切り替えフェーズ ③スケジュール ④メール |
【実践】編 | 固定費切り替え実践例(デモ動画あり) |
利用シーンとして「電気、ガス、通信、保険」などなど、さまざまな固定費契約の”控え”として送付されるケースが多いため、くりかえし固定費の見直すために必修でしょう。
まだ1Passwordを使っていない方へ
1Passwordのメリットやデメリット、使い方などIT管理プロの観点から【詳しく・正直に】解説しているので、先にそちらをどうぞ。
-
1Password【iPhoneでの使い方】IT管理プロがわかりやすく解説
続きを見る
1Passwordを【安全に・無料でお試し利用】する方法はこちらです。
-
パスワード管理1Password【無料お試し】個人情報を登録しない方法3ステップ解説
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既に1Passwordを使っている方であれば、【事前準備】編の環境を整えてから、管理編を読み進めてくださいね。
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1Passwordで固定費の見直し【仕組み化!】事前準備
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【今回のゴール】紙、電子データの契約書をすぐ確認できる
固定費の契約データ管理手順
それでは実際に、事前準備編で準備した管理テンプレートを用いて、「紙、PDFファイルの契約資料を管理する」流れを説明していきます。
以下は、iPhoneのカメラで紙を「スキャン → 電子データ化」して、Googleドライブに保存する例です。
iPhone/Googleドライブの例
--- 「Googleドライブ」アプリの手順
- 「Googleドライブ」アプリ起動
- 画像を保存するフォルダーを開く
- +を押してスマホのカメラ起動
- 紙をカメラで撮影して保存する
- ファイル名「サービス名_お客さま番号」などへ変更する
--- ここから「1Password」の手順
- 1Passwordアプリを起動
- 管理テンプレート >「電子データ」のアドレスを開く
- クラウドストレージ表示 >ファイル名の”一部”を検索
- 検索結果のリンクをコピー
- 管理テンプレートに戻り編集タップ
- 「電子データ」フィールドにコピーしたリンクを貼り付ける
- 完了タップ
紙、またはPDFなどの電子データを、「クラウドストレージに保存」して、管理テンプレート「電子データ」フィールドに電子データの”検索結果”リンクを登録する管理方法です。
予め管理テンプレート「クラウドストレージ」フィールドに、お使いのクラウドストレージのWebアドレスを登録しておけば、テンプレート複製からの使いまわしが楽になりますよ。
【効果】紙、電子データ管理
- 紙を管理する負担が減る
- 契約に関する情報管理が楽になる
紙で郵送されてくる、契約関連の書類すべて「電子データ化」して捨ててしまえば、紙の収納スペースが縮小されるため、かさばる紙の管理から解放されます。
また、後述する「スケジュール管理」と掛け合わせれば、電子データとして一応とっておき、契約の見直しタイミングで整理する管理方法もおすすめですね。
【ポイント】紙、電子データ管理
この管理のポイントは、「申し込み控え」や「契約詳細」といった、複数の電子データ書類をまとめられる「ファイル名」にあります。
そのため、他の電子データを表示しないようなファイル名、例えば「お客さま番号」といった“一意の番号やキーワード”へ変更して検索、検索結果が期待どおりになったリンクを取得、管理するようにしましょう。
このように、”ファイル名をルール化”できれば、関連する新しい電子データ書類が増えたとしても、
クラウドストレージには
”任意のファイル名で”
電子データを追加するだけ。
つまり、あちこち変更しなくてもOKという、効率的な管理が実現できます。
クラウドストレージ「共有リンク」に注意
Googleドライブを起用した理由は、
誤ってフルアクセスな共有設定をしてしまうリスクが、他サービスよりも低いからです。
ご家族で安全に共有管理したいなら、特にですよね。
詳しくは割愛しますが、共有リンクを取り扱うことが不安、自信のない方は、解説したGoogleドライブでの管理をおすすめします。
紙のスキャンは「ファイル」がおすすめ
紙の電子データ化するに際し、「Googleドライブ」のカメラ機能だと、
「うまくフレームに収まらない」
「ボヤけて文字が認識できない」
など、使い勝手がよろしくない面があります。
その場合、iPhoneであれば標準の「ファイル」アプリを使いましょう。
用紙サイズや傾きを認識し、自動的に整形、手で修正しながら電子データ化もできるのでおすすめです。
Androidの方は、「Microsoft Lens」というアプリが同じような機能を持っていますよ。
まとめ
固定費の見直し【仕組み化】紙、電子データを管理する方法の解説でした。
紙、電子データは検索でヒットさせるための「ファイル名」が肝要です。
意図せず検索でヒットしていまうこともありますので、どのようなファイル名にすれば期待結果になるか?
運用しながら微調整してみましょう。

- なぜ、固定費の見直しができないの?
- 【事前準備】編
- 【管理】編
- 【運用】編
- 【実践】編
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