【はじめてのWeb面談】事前準備～リハーサルまでITのプロが解説

Web面談やることになったんだけど…

PCは何を準備すればいいの？

スマートフォンでも大丈夫？

IT苦手だから不安…

本記事で「Web面談のための事前準備」下記について解説していきます。

• 事前に確認しておくべきこと
• デバイス周りの準備と確認
• Zoomを例に面談リハーサルする手順

本記事を読み進めていただけば、Web面談の準備は万端です。

• IT管理15年のプロ
• コロナ禍で業務オンライン化推進した立役者
• 直近では全社Webミーティング化の全社展開

Web面談までの準備３ステップ

事前準備は次のステップで進めていきます。

Step1. 事前に確認しておくべきこと３点

1. Web面談の方法
2. もし途中で切断されてしまったら…
3. スマートフォンでの面談は？

1. Web面談の方法を確認

どのようなサービスで面談を行うのか？ですが、本記事は「Zoom（ズーム）」と仮定します。

事前に次のことを確認すると安心ですね。

「まだ準備中だとは思うのですが、実施するWebオンラインサービスを教えて頂けますか？」

備えあればですので、早めに確認しておきましょう。

2. 途中で通信切断した場合の確認

インターネット通信の問題、またはZoomアプリのフリーズなど、ありえないことではありません。

ご自宅のインターネット機器が古い、通信が遅いなど、環境面に不安がありませんか？

もし不安があれば、有線LAN以上に通信品質が優れたWi-Fiルーターがあります。

• 新しい無線規格「Wi-Fi6」
• アクセス集中の影響を受けにくい
• かんたん設定手順、動画マニュアルもあり

また、Wi-Fi電波が届かない部屋は「メッシュ型Wi-Fi」というWi-Fi電波の網羅性をアップさせる方法もあります。

• メッシュWi-Fiで広い安定したWi-Fi環境を構築
• 安心の日本国内メーカー
• 設定済み即使えるスターターキット

3. スマートフォンでも大丈夫か確認

PCが無い場合、スマートフォンでもダメということはないでしょう。

事前に、「スマートフォンでのWebオンライン面談でもいいですか？」先方に相談した方がよいでしょう。

Step2. Web面談をするデバイス環境のチェック

デバイスごとにチェックするポイントです。

PCでWeb面談を行う場合

Zoomはブラウザーだけでも使えます。

ですが、アプリをインストールして使うことをおすすめします。

理由として、古いPCはメモリ不足で面談中にハングアップする可能性があるからです。

よって、PCのスペックに不安がある場合は、Zoomアプリをインストールして使うようにしましょう。

「ピンポーン、お届けものでーす」

面談中に生活音がノイズとなる場合もあり、先方の話を聞き逃してしまうかもしれません。

そのため、マイク付きイヤホンは必ず準備しましょう。

設定不要、パソコンのUSBポートに接続するだけで使えるイヤホンがあります。

Bluetooth接続で使える、ワイヤレスタイプのイヤホンです。

利用シーン問わず使えますので、購入してもムダになることはないでしょう。

先方tと顔を合わせて対話を行うのが面談の目的ですので、Webカメラは必要です。

パソコン本体にカメラが内蔵されていない場合、USBポートに接続するだけで使える安価なWebカメラを調達する必要があります。

面談中にカメラが動かないよう、カメラを固定できる三脚つきタイプもあります。

Webカメラは”マイク内蔵型”が多いです。

そのため、イヤホンではなくWebカメラ側の音声になってしまう場合があります。

Webオンライン面談の方法によって、音声設定が異なります。

ZoomでWebカメラのマイクを使わない設定については、後述リハーサルの項目をご参考ください。

別途、スマートフォンをカメラとして使う方法もあるようですが、次の理由からおすすめしません。

• スマートフォン固定できず画面がブレる
• 専用アプリのインストールが必要
• 使用中アプリがフリーズするリスク

スマートフォンでWeb面談を行う場合

スマートフォンの場合、”アプリのインストールは必須”です。

音声は、普段通話で使っているので気にしなくてもいいでしょう。

上述の通りで、イヤホンは必須ですね。

イヤホンがない場合、後述のご紹介を参考にしてみてください。

もし、カメラが内蔵されていないスマートフォンをお使いの場合、Webオンライン面談はちょっと厳しいです。

また「パソコンをレンタルする」という方法もありますので、ネットで調べてみてください。

以上でデバイスの準備が整いました。

次に、Webオンライン面談を行う環境セットアップし、面談のリハーサルを行う手順を説明していきます。

Step3. Zoomのセットアップ～面談リハーサルまで

本ステップを進める前提条件です。

• Zoomを使えるデバイス2台の準備
• Zoomにサインインするメールアドレスが必要

step
1Zoomをインストールしサインイン

まず、先方を見立てて「ミーティングを設定する」手順から説明していきます。

Zoomアプリをインストールし、起動します。

Zoomアプリでミーティングを開始する主催者は、Zoomの「サインアップ」が必要です。

※参加者はZoomサインアップしなくても参加できます。

はじめてZoomアプリを使用する場合は、[無料でサインアップ] します。

step
2オーディオとビデオの設定を確認

※ここからはパソコンでZoomミーティングの動作確認を行う手順です。

Zoomが起動したら、歯車アイコンの、

[設定] → [ビデオ] と [オーディオ]

接続デバイスが正しく設定されていることを確認します。

※スピーカーとマイクの接続デバイスが、外付けWebカメラの音声デバイスとならないよう設定します。

[背景とフィルター] から、ご自宅の背景がどう映るかもチェックしてみましょう。

見せたくない、見栄えが悪いなどありましたら、インターネットで「zoom 背景 白い壁」と検索してみてください。

ダウンロードから設定方法まで、丁寧に解説しているサイトがありますよ。

step
3面談リハーサルを行う

それでは本番を見立てて、リハーサルをやってみましょう。

先方を仮定し、Zoomからデバイスから、

[ミーティング] → [招待の送信]
（または「招待のコピー」を実行）

参加するデバイスのメールアドレスへ送信します。

参加側のデバイスの方でもZoomを起動し、

[参加] → [ミーティングに参加] 画面を表示します。

次に、受信したメールの「ミーティングID」「パスコード」を入力し参加します。

step
4Zoomミーティング操作のポイントは２つ

覚える操作は下記の2つくらいでしょう。

1. 面談中の音声のボリューム変更
2. 退出（Zoomを終了）する操作

まとめ

Webオンライン面談の事前準備～リハーサルまでの説明でした。

1. 事前に確認するべきこと
2. デバイス環境チェック
3. 環境セットアップからリハーサル

リハーサルまでできてしまえば、当日の面談イメージもでき、より安心ですね。

面談に集中して望めるよう、事前に環境準備とリハーサルは済ませておきましょう。