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【はじめてのWeb面談】事前準備~リハーサルまでITのプロが解説

Web面談やることになったんだけど…

PCは何を準備すればいいの?

スマートフォンでも大丈夫?

IT苦手だから不安…

 

本記事で「Web面談のための事前準備」下記について解説していきます。

  • 事前に確認しておくべきこと
  • デバイス周りの準備と確認
  • Zoomを例に面談リハーサルする手順

 

本記事を読み進めていただけば、Web面談の準備は万端です。

 

この記事の筆者

  • IT管理15年のプロ
  • コロナ禍で業務オンライン化推進した立役者
  • 直近では全社Webミーティング化の全社展開

 

Web面談までの準備3ステップ

事前準備は次のステップで進めていきます。

 

事前準備3ステップ

  1. 事前の確認は"3つ"
  2. 自宅環境チェック、なければ調達
  3. 環境セットアップからリハーサル

Step1. 事前に確認しておくべきこと3点

  1. Web面談の方法
  2. もし途中で切断されてしまったら…
  3. スマートフォンでの面談は?

1. Web面談の方法を確認

どのようなサービスで面談を行うのか?ですが、本記事は「Zoom(ズーム)」と仮定します。

 

事前に次のことを確認すると安心ですね。

「まだ準備中だとは思うのですが、実施するWebオンラインサービスを教えて頂けますか?」

備えあればですので、早めに確認しておきましょう。

 

2. 途中で通信切断した場合の確認

インターネット通信の問題、またはZoomアプリのフリーズなど、ありえないことではありません。

ご自宅のインターネット機器が古い、通信が遅いなど、環境面に不安がありませんか?

 

もし不安があれば、有線LAN以上に通信品質が優れたWi-Fiルーターがあります。

  • 新しい無線規格「Wi-Fi6」
  • アクセス集中の影響を受けにくい
  • かんたん設定手順、動画マニュアルもあり

また、Wi-Fi電波が届かない部屋は「メッシュ型Wi-Fi」というWi-Fi電波の網羅性をアップさせる方法もあります。

  • メッシュWi-Fiで広い安定したWi-Fi環境を構築
  • 安心の日本国内メーカー
  • 設定済み即使えるスターターキット

3. スマートフォンでも大丈夫か確認

PCが無い場合、スマートフォンでもダメということはないでしょう。

事前に、「スマートフォンでのWebオンライン面談でもいいですか?」先方に相談した方がよいでしょう。

 

Step2. Web面談をするデバイス環境のチェック

デバイスでチェックすること

  1. Zoomアプリのインストール
  2. 音声
  3. Webカメラ

デバイスごとにチェックするポイントです。

 

PCでWeb面談を行う場合

Zoomアプリは"インストール推奨"

Zoomはブラウザーだけでも使えます。

ですが、アプリをインストールして使うことをおすすめします。

理由として、古いPCはメモリ不足で面談中にハングアップする可能性があるからです。

 

メモリ使用の参考として、

  • ブラウザー起動でメモリ2~3GB
  • Zoomを使う推奨メモリ4GB(公式情報)

つまり、ブラウザー+Zoomだと約7GBのメモリを必要とします。

よって、PCのスペックに不安がある場合は、Zoomアプリをインストールして使うようにしましょう。

 

使っているPCのメモリ確認方法

Windowsの場合、キーボードで " [Shift] + [Ctrl] + [Esc] "キーを同時押し、[パフォーマンス] タブの「メモリ」から確認することができます。

音声はマイク付きイヤホン必須

「ピンポーン、お届けものでーす」

面談中に生活音がノイズとなる場合もあり、先方の話を聞き逃してしまうかもしれません。

そのため、マイク付きイヤホンは必ず準備しましょう。

 

設定不要、パソコンのUSBポートに接続するだけで使えるイヤホンがあります。

 

Bluetooth接続で使える、ワイヤレスタイプのイヤホンです。

利用シーン問わず使えますので、購入してもムダになることはないでしょう。

 

Webカメラ必須

 

先方tと顔を合わせて対話を行うのが面談の目的ですので、Webカメラは必要です。

 

パソコン本体にカメラが内蔵されていない場合、USBポートに接続するだけで使える安価なWebカメラを調達する必要があります。

 

面談中にカメラが動かないよう、カメラを固定できる三脚つきタイプもあります。

 

Webカメラの音声に注意

Webカメラは”マイク内蔵型”が多いです。

そのため、イヤホンではなくWebカメラ側の音声になってしまう場合があります。

 

Webオンライン面談の方法によって、音声設定が異なります。

ZoomでWebカメラのマイクを使わない設定については、後述リハーサルの項目をご参考ください。

 

別途、スマートフォンをカメラとして使う方法もあるようですが、次の理由からおすすめしません。

  • スマートフォン固定できず画面がブレる
  • 専用アプリのインストールが必要
  • 使用中アプリがフリーズするリスク

 

スマートフォンでWeb面談を行う場合

スマートフォンでチェックすること

  • Zoomアプリをインストール
  • 音声、カメラの確認

スマートフォンの場合、”アプリのインストールは必須”です。

音声は、普段通話で使っているので気にしなくてもいいでしょう。

上述の通りで、イヤホンは必須ですね。

イヤホンがない場合、後述のご紹介を参考にしてみてください。

 

もし、カメラが内蔵されていないスマートフォンをお使いの場合、Webオンライン面談はちょっと厳しいです。

また「パソコンをレンタルする」という方法もありますので、ネットで調べてみてください。

 

以上でデバイスの準備が整いました。

次に、Webオンライン面談を行う環境セットアップし、面談のリハーサルを行う手順を説明していきます。

 

Step3. Zoomのセットアップ~面談リハーサルまで

本ステップを進める前提条件です。

  • Zoomを使えるデバイス2台の準備
  • Zoomにサインインするメールアドレスが必要

 

step
1
Zoomをインストールしサインイン

まず、先方を見立てて「ミーティングを設定する」手順から説明していきます。

 

Zoomアプリをインストールし、起動します。

Zoomアプリでミーティングを開始する主催者は、Zoomの「サインアップ」が必要です。

※参加者はZoomサインアップしなくても参加できます。

はじめてZoomアプリを使用する場合は、[無料でサインアップ] します。

 

注意ポイント

Zoomのセットアップ時の生年月日は、”未成年とならない適当な生年月日”を入力し進めましょう。

誕生日の入力は、Zoomを利用できる年齢の判定だけに用いられ、データは保存されません。

 

step
2
オーディオとビデオの設定を確認

※ここからはパソコンでZoomミーティングの動作確認を行う手順です。

Zoomが起動したら、歯車アイコンの、

[設定] → [ビデオ] と [オーディオ]

接続デバイスが正しく設定されていることを確認します。

※スピーカーとマイクの接続デバイスが、外付けWebカメラの音声デバイスとならないよう設定します。

[背景とフィルター] から、ご自宅の背景がどう映るかもチェックしてみましょう。

 

見せたくない、見栄えが悪いなどありましたら、インターネットで「zoom 背景 白い壁」と検索してみてください。

 

ダウンロードから設定方法まで、丁寧に解説しているサイトがありますよ。

 

step
3
面談リハーサルを行う

それでは本番を見立てて、リハーサルをやってみましょう。

先方を仮定し、Zoomからデバイスから、

 

[ミーティング] → [招待の送信]
(または「招待のコピー」を実行)

参加するデバイスのメールアドレスへ送信します。

 

参加側のデバイスの方でもZoomを起動し、

[参加] → [ミーティングに参加] 画面を表示します。

次に、受信したメールの「ミーティングID」「パスコード」を入力し参加します。

 

step
4
Zoomミーティング操作のポイントは2つ

覚える操作は下記の2つくらいでしょう。

  1. 面談中の音声のボリューム変更
  2. 退出(Zoomを終了)する操作

 

まとめ

Webオンライン面談の事前準備~リハーサルまでの説明でした。

  1. 事前に確認するべきこと
  2. デバイス環境チェック
  3. 環境セットアップからリハーサル

リハーサルまでできてしまえば、当日の面談イメージもでき、より安心ですね。

面談に集中して望めるよう、事前に環境準備とリハーサルは済ませておきましょう。

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ITの組み合わせ【ICT】で人生を楽しむプロ|家計見直しのポイント【ライフサイクル化】」にあり|企業5社を渡り歩いてきたIT管理15年のノウハウをお届けします。

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