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Teams普及で起こりやすい「ハレーション」はこう捌く|IT管理プロのノウハウ

今回のテーマは、Microsoft Teams推進の光と影、

Teamsを使って、どのように社内のコミュニケーション不足を解消していくのか?

暇つぶし程度で読みいただければ幸いでございます。

 

Teams普及の光と影「コミュニケーション不足」が露呈する

Teamsの普及によるコミュニケーションが活性化されるのは良いことです。

ですが、必ず「意見の衝突」は発生します。

 

文字のやり取りなので、文脈が伝わらず「認識のズレ」は生じやすいのは致し方ないことです。

ほぼ必ず「仕事の押し付け合い」「責任転嫁」が始まります。

 

つまりは、

今までコミュニケーションを避けていた分、Teams普及で確執が起こりやすい

環境です。

 

もし、そのような場面に巻き込まれたら、どのように対処すればよいでしょう?

 

社内でMicrosoft 365を推進している筆者の実体験、ひとつ紹介します。

 

Teamsチャットで仕事がうまくいかない相談を受ける

社内のコミュニケーションが、メールからだいぶTeamsへ移り変わったとある日のこと…

1通のチャットを受信しました。

Teamsチャット相談_ハレーション回避編①

 

なになに、

「”要件”について、Aさんがわからないから、どうすればいい?」

 

知らんがなー (´・ω・`)

なぜ、おれに聞くの?

 

そう返信したい気持ちをおさえます。

まずは、Aさんとどのようなやり取りがあったのでしょう?聞いてみます。

 

 

すると、他の登場人物が出現します。

 

Bさんは職人肌気質で、「背中を見て学べ」的な仕事をする方です。

そのため、チーム内でも”持て余している”んですよね。

 

で、もう一度シャウトしますが、

 

おれ、関係ないがなー (´・ω・`)

 

まあ、これもTeams推進するうえで必要な試練だと割り切ります。

 

当事者をTeamsチャットに呼び出す

このような場面で、当事者がいない中、Teamsチャットをあれこれ繰り返すのは得策ではありません。

なぜなら、主観が生まれるからです。

 

相談者さんは、何かしらの不満があり相談してきているわけです。

その情報にバイアス(偏見)があることは否めません。

真に受けて対処すると、とんでもない大やけどをして収集つかなくなる恐れもあります。

 

そこで、Teamsチャット[ユーザーの追加]で当事者を呼び出し、問題の収束を図ることにします。

 

Teams「ユーザーの追加」で当事者を取り持つ

 

そうです、筆者は「すぐTeamsチャットで当事者を呼び出しちゃう人」なんです。

もちろん相談内容にもよりますけど、カウンセラーではないので。。。

 

Teamsグループチャット仲介③つのポイント

さて、チャットで当事者をつないだのは良いのですが、このままでは議論に発展しないでしょう。

そのため、第三者である筆者が「会話を頭出し」します。

 

Teamsグループチャット仲介①頭出しの仕方

どうなの

”相談者”さんからシステムの相談を受けたのですが、”要件”に関して「Aさん、Bさんに聞いたけどわからない」状態で、問い合わせが解決しません。認識がすりあってないようですので、チャットグループを作らせていただきました。

 

Teamsグループチャット仲介②相談者の不満を隠す配慮

相談者さんへの配慮です。

相談者さんの不満が端を発しているのを隠し、”あくまで筆者の仕事が完了しない”ことを強調します。

 

Teamsグループチャット仲介③意見交換を促し要約する

Teamsチャットグループを作った立場上、その後の役割です。

  • AさんとBさんで共通認識のための意見交換を促す
  • 要所ごとに箇所書きしてまとめる

何が解決して未解決なのか、当事者だと「責任転嫁」に陥りやすいので、第三者観点で取りまとめていきます。

 

その他聞きづらいことの相談もTeamsグループチャットで仲介する

Teamsで情報をさばいてると、このような相談もチャットで受けます。

↓ ↓ ↓

 

「30分くらい、歯医者で会社抜けだしても大丈夫だよね…?」

労務担当呼びますねー(チャット追加)
どうなの

 

「歩いて10分の距離だけど、タクシー使っていいかなぁ?」

経理担当呼ぶので、聞いてみてくださいー(チャット追加)
どうなの

 

「みんな、おれのことどう思ってるのかなぁ…」

グループチャットつくって”それとなく”議論促しますので、感じとってくださいねー
どうなの

 

さいごに:Teamsの普及は長い目で「意識の醸成」する

積極的に議論を行っていない組織でTeamsを推進すると、社内のコミュニケーション不足が露呈してきます。

当事者間では聞きづらいんでしょうけど。

 

まずは、Teamsチャット(グループ)を使った少人数でのディベートを行い、クイックなコミュニケーションに慣れていく方法をおすすめします。

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どうなの

ITの組み合わせ【ICT】で人生を楽しむプロ|家計見直しのポイント【ライフサイクル化】」にあり|企業5社を渡り歩いてきたIT管理15年のノウハウをお届けします。

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