Microsoft 365

Outlook予定表を共有すると、相手にどう見える?アクセス権設定ごとに図解

「Outlook予定表を共有した場合の、他の人にどう見えるのか知りたい」

「共有したくないスケジュールもあるんだけど...」

社内で Microsoft 365 管理者を担っている筆者が、

Outlook予定表を「こう共有設定した場合、こう見える」

本記事で図解していきますので、ご自身の共有設定の参考にしてくださいね。

Outlook 予定表の共有|今回表示チェックした環境

  • ブラウザーの Ontlook on the web から予定表を参照
  • ユーザーAから「ユーザーB」のOutlook予定表を覗いてみる

覗かれる立場である ユーザーB の予定表には、次のスケジュールを入れてテストします。

  • タイトル:件名テスト
  • 参加ユーザー名
  • 予約日時
  • 会議場所
  • 本文:本文テスト
  • 予定あり

Outlook 予定表「共有とアクセス許可」の設定画面

下記の方法で Microsoft 365のグループ単位、ユーザー単位でアクセス権を設定することができます。

  • [・・・]その他のオプション
  • [共有とアクセス許可]

実際にアクセス許可を設定した画面です。

※今回、予定表の「代理人」設定は除外しています。

共有しない

あなたの予定表[共有しない]と設定した場合、ユーザーBには何も表示されません。

予定表を追加しようとすると、「アクセス許可がない可能性があります」メッセージが表示され、アクセスすることはできません。

自分の予定が入っている時間を閲覧可能

  • あなたの名前、予定を入れた時間

「何か予定入れているな…」程度ですね。

タイトルと場所を閲覧可能

  • タイトル
  • あなたの名前、予定を入れた時間
  • 参加者名
  • 会議の場所

すべての詳細を閲覧可能

  • タイトル
  • あなたの名前、予定を入れた時間
  • 参加者名
  • 会議の場所
  • 本文

そしてなぜか、Teams会議を予定していると[参加]ボタンが表示され、ユーザーBは参加できてしまうようです。

編集が可能

上記④と表示は同じです。

ユーザーBには、予定アイテムに[編集][キャンセル]ボタンが表示されます。

共有したくないスケジュールは「非公開」で予定作成する

予定表は共有した状態で、予定アイテムを覗かれたくない場合は、「非公開」で予定を作成すればOKですね。

まとめ

Outlookの予定表を共有した場合、「相手にどう見えるのか?」でした。

筆者の経験則から、ユーザーさんは次のような使い方をしているようですので、ご参考まで。

  • 同じ部署内であれば「タイトル」を閲覧できるようにしておく
  • 見られたくない予定アイテムは「非公開」とする
  • この記事を書いた人

どうなの

ITとITをつなぐ【ICTライフサイクル管理】15年のプロ。 企業5社を渡り歩いた知見からの『ICTでお悩み解決、生活品質&生産性アップ』なノウハウを情報発信しています。

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