Outlook予定表の共有「相手にどう見える?」アクセス権ごとに解説

2021年9月13日

「Outlook予定表を共有した場合の、他の人にどう見えるのか知りたい」

「共有したくないスケジュールもあるんだけど...」

そこで今回、Outlook予定表の「共有とアクセス許可の設定ごとの見え方」について、以下解説していきます。

自身の共有設定が安全なのか?ぜひ参考にしてみてください。

Outlook予定表の共有チェック環境

  • ブラウザーの Ontlook on the web から予定表を参照
  • ユーザーA(共有元)のOutlook予定表を、ユーザBから覗いてみる

覗かれる立場にある ユーザーA の予定表には、次のスケジュールを入れてテストします。

  • タイトル:件名テスト
  • 参加ユーザー名
  • 予約日時
  • 会議場所
  • 本文:本文テスト
  • 予定あり

Outlook予定表「共有とアクセス許可」の設定

下記の方法で Microsoft 365のグループ単位、ユーザー単位でアクセス権を設定することができます。

  • [・・・]その他のオプション
  • [共有とアクセス許可]

実際にアクセス許可を設定した画面です。

※今回、予定表の「代理人」設定は除外しています。

①共有しない

ユーザーAの予定表[共有しない]と設定した場合、ユーザーBは何も覗くことはできません。

予定表を追加しようとすると、「アクセス許可がない可能性があります」メッセージが表示され、アクセスすることはできません。

②予定が入っている時間を閲覧可能

  • 名前、予定を入れた時間

ユーザーBから見て、「ユーザーAは何か予定入れているな…」程度がわかります。

③タイトルと場所を閲覧可能

  • タイトル
  • 名前、予定を入れた時間
  • 参加者名
  • 会議の場所

④すべての詳細を閲覧可能

  • タイトル
  • 名前、予定を入れた時間
  • 参加者名
  • 会議の場所
  • 本文

そしてなぜか、Teams会議を予定していると[参加]ボタンが表示され、ユーザーBは参加できてしまうようです。

⑤編集が可能

上記④と表示は同じです。

ユーザーBには、予定アイテムに[編集][キャンセル]ボタンが表示されます。

Outlook予定表で見られたくない予定は「非公開」で作成する

予定表は共有した状態で、予定アイテムを覗かれたくない場合は、「非公開」で予定を作成すればよいでしょう。

まとめ

Outlookの予定表を共有した場合、「相手にどう見えるのか?」でした。

IT管理プロの経験から、ユーザーは次のような使い方をしているようですので、ご参考まで。

  • 同じ部署内であれば「タイトル」を閲覧できるようにしておく
  • 見られたくない予定アイテムは「非公開」にする
  • この記事を書いた人

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