「Outlook予定表を共有した場合の、他の人にどう見えるのか知りたい」
「共有したくないスケジュールもあるんだけど...」
社内で Microsoft 365 管理者を担っている筆者が、
Outlook予定表を「こう共有設定した場合、こう見える」
本記事で図解していきますので、ご自身の共有設定の参考にしてくださいね。
Outlook 予定表の共有｜今回表示チェックした環境
- ブラウザーの Ontlook on the web から予定表を参照
- ユーザーAから「ユーザーB」のOutlook予定表を覗いてみる
覗かれる立場である ユーザーB の予定表には、次のスケジュールを入れてテストします。
- タイトル：件名テスト
- 参加ユーザー名
- 予約日時
- 会議場所
- 本文：本文テスト
- 予定あり
Outlook 予定表「共有とアクセス許可」の設定画面
下記の方法で Microsoft 365のグループ単位、ユーザー単位でアクセス権を設定することができます。
- ［・・・］その他のオプション
- ［共有とアクセス許可］
実際にアクセス許可を設定した画面です。
※今回、予定表の「代理人」設定は除外しています。
共有しない
あなたの予定表［共有しない］と設定した場合、ユーザーBには何も表示されません。
予定表を追加しようとすると、「アクセス許可がない可能性があります」メッセージが表示され、アクセスすることはできません。
自分の予定が入っている時間を閲覧可能
- あなたの名前、予定を入れた時間
「何か予定入れているな…」程度ですね。
タイトルと場所を閲覧可能
- タイトル
- あなたの名前、予定を入れた時間
- 参加者名
- 会議の場所
すべての詳細を閲覧可能
- タイトル
- あなたの名前、予定を入れた時間
- 参加者名
- 会議の場所
- 本文
そしてなぜか、Teams会議を予定していると［参加］ボタンが表示され、ユーザーBは参加できてしまうようです。
編集が可能
上記④と表示は同じです。
ユーザーBには、予定アイテムに［編集］［キャンセル］ボタンが表示されます。
共有したくないスケジュールは「非公開」で予定作成する
予定表は共有した状態で、予定アイテムを覗かれたくない場合は、「非公開」で予定を作成すればOKですね。
まとめ
Outlookの予定表を共有した場合、「相手にどう見えるのか？」でした。
筆者の経験則から、ユーザーさんは次のような使い方をしているようですので、ご参考まで。
- 同じ部署内であれば「タイトル」を閲覧できるようにしておく
- 見られたくない予定アイテムは「非公開」とする
