Power Automate「Teamsグループチャット作成」プロジェクト発足を爆速化する3ステップ解説

この記事の内容

  1. Power AutomateでTeamsグループチャットを「自動作成」する手順
  2. Teamsグループチャットの特徴
  3. 本記事が想定する利用想定シーン

Microsoft 365アプリのプロセス自動化アプリ「Power Automate」のアクションに、「Teamsチャット作成」が追加されました

Power Automate - Teamsグループチャット作成するアクションの例
Power Automate - Teamsグループチャット作成するアクションの例

これ、何がスゴいかというと、

新しいプロジェクトや課題を、

タスクフォースメンバーで、

部門の垣根なしで検討したい

このようなことを、

「Teams、メール、またタスク管理のステータスをトリガーとして自動化する」

ことができる機能なんですね。

しかも、「システム担当、管理者の手を借りずに」実現できますよ。

つまりは、多様性が問われるビジネスコラボレーション「爆速化させる」ポテンシャルを秘めているわけですね。

こんな方におすすめ

  • 新プロジェクトのキックオフを素早く検討したい
  • 課題をスピード解決のチームを一時的に発足したい
  • 前例踏襲のないOODAループの仕組みをつくりたい
  • システム担当の手を借りずにグループを編成したい

本記事のゴール|TeamsグループチャットをPower Automateで自動作成する例

まず、本記事のゴールイメージです。

今回テストなので、ボタンをポチっとするトリガーで作っています。

他の用途、例えば、

「SharePointリストにアイテム作成、更新したタイミングで、登録した複数メールアドレスのユーザーを対象としたTeamsグループチャットを作成したい」

このような利用シーンであれば、トリガー項目[手動でフローをトリガーします]これをSharePointの[アイテムが作成または変更されたとき]へ変えるだけでOKです。

【はじめに】Power Automateが使える条件

今回の要件、「Power Automate → Teams」は、無料のPower Automate機能では使えないようです。

Power Automateエラー「接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。」

Power AutomateでTeamsのアクションを設定しようとすると、エラー表示されてしまいます。

接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。

もしライセンスの関係でTeamsコネクション設定が使用できない場合、適切なPower Automateライセンスを購入するようにしましょう。

Microsoft公式 - Power Automate 価格

また、企業でMicrosoft 365契約をしている場合、Microsoft 365全体管理者によってはPower Automateの使用を制限している場合もあります。

「Power Automate は使えるけど、Teamのコネクションが設定できない」このような場合もありますので、詳しくは一度システム担当の方へ確認するようにしてください。

Power Automate|Teamsグループチャット作成3ステップ

それでは実際の設定手順、フロー構成の全体図をご覧ください。

Power AutomateでTeams グループチャット自動作成する3ステップ

「モバイルの Flow ボタン」設定

何をきっかけにTeamsグループチャットを作るのか?トリガーを設定します。

今回は動作テストしやすい「モバイルの Flow ボタン」で設定を進めます。

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

テキストと電子メールを追加し、

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

次のように設定します。

  • 電子メール:参加者
  • テキスト:チャットグループ名
Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします②

「チャットの作成」アクション追加

グループチャットを作成するアクションの設定です。

Power Automate画面で、「新しいステップ」→「チャットの作成」を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)①

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①「追加するメンバー」ボックスをクリックし「動的なコンテンツの追加」
  • ②虫眼鏡の検索ボックスに「参加者」と入力
  • ③「参加者」をクリックし、「追加するメンバー」へ「参加者」を追加
Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)②

同様に、「タイトル」のボックスには「グループ名」を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)③

「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」アクション追加

上述で作成したグループチャットへ、最初のメッセージを送るアクションを作ります。

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①投稿者 >「User」を選択
  • ②投稿先 >「Group chat」を選択
  • ③Group chat >チャットの作成の「会話ID」を追加
  • ④Message > 適当なメッセージ
Teams チャットグループ自動作成_チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する(プレビュー)①

Power Automateの設定は以上です。

動作テストを実行し、グループチャット作成からメッセージの投稿まで行えることを確認してみましょう。

本記事が想定しているTeamsグループチャット利用シーン

主に、ビジネスにおける検討フェーズですね。

ポイント

「メンバー限定して、俊敏にディスカッションしたい!」

「チーム作るほどでもない意見交換がしたい」

システム管理者へ『グループ設定の依頼』が手間、煩わしい、スピード感ない」

このような場面は、パパっと複数人でコミュニケーションできる「Teamsグループチャット」機能が大活躍ですね。

特別な設定は不要、Teamsチャット画面上「参加者の表示と追加」→「ユーザーの追加」から、タスクフォースメンバーを自由自在に追加することができます。

なぜ、Teamsグループチャット作成を自動化する必要があるのか?

「メンバー参集」「情報共有」って一言でいいますけど、

プロジェクト発足のフェーズは、

整理できていない、やることが多い。

だから、役割分担からして協力してほしい。

その実現手段こそが、「Teams × PowerAutomate」のかけ算になるわけです。

まとめ

Power AutomateでTeamsグループチャットを自動作成する3ステップでした。

SharePointやOutlookメールまた、Microsoft Listsをトリガーとした、プロジェクトの発足の爆速化は間違いなしですね!

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