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Power Automate「Teamsグループチャット作成」プロジェクトチーム発足を爆速化!

2021年7月2日

この記事の内容

  1. Power AutomateでTeamsグループチャットを「自動作成」する手順
  2. Teamsグループチャットの特徴
  3. 本記事が想定する利用想定シーン

Microsoft 365アプリのプロセス自動化アプリ「Power Automate」のアクションに、「Teamsチャット作成」が追加されました

Power Automate - Teamsグループチャット作成するアクションの例
Power Automate - Teamsグループチャット作成するアクションの例

これ何がすごいかって、

新しいプロジェクトや課題を、

タスクフォースメンバーで、

部門の垣根なしで検討したい

このようなことを、

「Teamsやメール、またタスク管理のステータスをトリガーとして自動で行う」

ことができる機能なんですね。

しかも、「システム担当、管理者の手を借りずに」実現できる、

つまりは、多様性が問われるビジネスコラボレーションを爆速化させるポテンシャルがあります。

こんな方におすすめ

  • 新プロジェクトのキックオフを素早く検討したい
  • 課題をスピード解決のチームを一時的に発足したい
  • 前例踏襲のないOODAループの仕組みをつくりたい
  • システム担当の手を借りずにグループを編成したい

本記事のゴール|TeamsグループチャットをPower Automateで自動作成する例

まず、本記事のゴールです。

今回テストなので、ボタンをポチっとするトリガーで作っています。

他の用途、例えば、

「SharePointリストにアイテム作成、更新したタイミングで、登録した複数メールアドレスのユーザーを対象としたTeamsグループチャットを作成したい」

このような利用シーンであれば、トリガー項目[手動でフローをトリガーします]これをSharePointの[アイテムが作成または変更されたとき]へ変えるだけでOKです。

【はじめに】Power Automateが使える条件

今回の要件、「Power Automate → Teams」は、無料のPower Automate機能では使えないようです。

Power Automateエラー「接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。」

Power AutomateでTeamsのアクションを設定しようとすると、エラー表示されてしまいます。

接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。

もしライセンスの関係でTeamsコネクション設定が使用できない場合、適切なPower Automateライセンスを購入するようにしましょう。

Microsoft公式 - Power Automate 価格

また、企業でMicrosoft 365契約をしている場合、Microsoft 365全体管理者によってはPower Automateの使用を制限している場合もあります。

「Power Automate は使えるけど、Teamのコネクションが設定できない」このような場合もありますので、詳しくは一度システム担当の方へ確認するようにしてください。

Power AutomateでTeamsグループチャットを自動作成する3ステップ

それでは実際の設定手順、フロー構成の全体図をご覧ください。

Power AutomateでTeams グループチャット自動作成する3ステップ
Power Automate - Teams グループチャット自動作成3ステップ

1.Power Automateトリガー[モバイルの Flow ボタン]設定

何をきっかけにTeamsグループチャットを作るのか?トリガーを設定します。

今回は動作テストしやすい[モバイルの Flow ボタン]で設定を進めます。

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

テキストと電子メールを追加し、

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

次のように設定します。

  • 電子メール:参加者
  • テキスト:チャットグループ名
Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします②

2.Power Automate[チャットの作成]アクション追加

グループチャットを作成するアクションの設定です。

Power Automate画面で、[新しいステップ]→[チャットの作成]を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)①

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①「追加するメンバー」ボックスをクリックし[動的なコンテンツの追加]
  • ②虫眼鏡の検索ボックスに「参加者」と入力
  • ③[参加者]をクリックし、「追加するメンバー」へ[参加者]を追加
Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)②

同様に、「タイトル」のボックスには[グループ名]を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)③

3.Power Automate [チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する]アクション追加

上述で作成したグループチャットへ、最初のメッセージを送るアクションを作ります。

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①投稿者 >[User]を選択
  • ②投稿先 >[Group chat]を選択
  • ③Group chat >チャットの作成の[会話ID]を追加
  • ④Message > 適当なメッセージ
Teams チャットグループ自動作成_チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する(プレビュー)①

Power Automateの設定は以上です。

動作テストを実行し、グループチャット作成からメッセージの投稿まで行えることを確認してみましょう。

本記事が想定しているTeamsグループチャット利用シーン

Teamsグループチャットの特徴ですが、

「複数人でチャットできるTeamsチャットの機能」です。

別段込み入った設定をすることなく、Teamsチャット画面上の[参加者の表示と追加]アイコンから、[ユーザーの追加]で対象ユーザーを入力することで、手動でもグループチャットは作成できます。

そのため、Teamsグループチャットを次のような場面で活用している方、多いのではないでしょうか。

「メンバー限定して、俊敏にディスカッションしたい!」

「チーム作るほどでもない意見交換がしたい」

システム管理者へ『グループ設定の依頼』が手間、煩わしい、スピード感ない」

ビジネスにおける検討フェーズって、「形になるかわからない状態」じゃないですか。

だから、コミュニケーションのスピードを重視したい背景があります。

環境セッティングに時間をとられないために「Teamsのグループチャットを使う」、これも一つの最適解です。

なぜ、Teamsグループチャット作成を自動化する必要があるのか?

「メンバー参集」「情報共有」って一言でいいますけど、

キックオフのフェーズって、

整理できていない、やることが多い。

だから、役割分担からしても協力してほしい

そして実現手段こそが、「Power Automate」のようなプロセス自動化ツールと、「Teams」のようなビジネスチャットツールなんですよね。

冒頭の「メール」または「タスク管理ステータスの変化」など自動化を実行するための「何かしらをトリガー」とすれば、人の手を介在せず、システムがプロセスを並行して実行してくれます。

まとめ

Power AutomateでTeamsグループチャットを自動作成する3ステップでした。

フロー設定手順は、本当に簡単ですよね。

今回ご紹介の方法で、Teams活用の幅かなり広がるのではないでしょうか。

もう少し具体的に実装のシーンを妄想したい!相談してみない!などなど。

お気軽にお問い合わせくださいませ~ (=ΦωΦ=)ノ”

著:あーちゃん, 著:できるシリーズ編集部, 著:株式会社ASAHI AccountingRobot 研究所
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