Power Automateアクション「Teamsチャット作成」が追加!・・・まだ使えなかった件

本記事では、Microsoft 365アプリ

Power Automateアクション「Teamsチャット作成(プレビュー)」が追加!

早速、Teamsグループチャット作成をやってみたのですが、2021年7月必ずエラー終了します

ただこの機能、まともに使えるようになると、

協業スピードが爆速になるポテンシャルを秘めています。

そのため、筆者の覚書としてフロー構成手順を記載することにしました。

こんな方におすすめ

  • 新プロジェクトのキックオフを素早く検討したい
  • 課題をスピード解決するチームを一時的に編成したい
  • 前例踏襲のないOODAループの仕組みをつくりたい
  • 自分でチームメンバーをコントロールしたい

Teamsグループチャットとは?

本記事を読みすすめるうえで、Teamsグループチャット機能についての理解が必要ですので、下記要約です。

Teamsグループチャットとは、

「複数人でチャットできるTeamsチャットの機能」です。

別段むずかしい設定はなく、Teamsチャット画面上の[参加者の表示と追加]アイコンから、[ユーザーの追加]で対象ユーザーを呼び出すことで、グループチャットが作成されます。

そのため、次の目的の場合に有用な機能です。

「メンバー限定して、俊敏にディスカッションしたい!」

「チーム作るほどでもない、システム管理者への依頼が手間、煩わしい」

システム管理者は、得てして

部署と部署の垣根「セクション、アクセス権を重んじる」

傾向があります。

でも、スピード感ないんですよね。

新ビジネスやプロジェクトの検討フェーズって、「形になるかわからない状態」じゃないですか。

検討するためのコミュニケーション基盤つくるのに、時間かけたくありません。

アジャイル思考なビジネス検討フェーズにおいて、Teamsのグループチャット機能は優秀ですよね。

Power Automate完成形|Teamsグループチャット自動作成

まず、本記事のゴールです。

TeamsグループチャットをPower Automateで自動生成する

今回テストなので、ボタンをポチっとするトリガーで作っています。

他の使い方、例えば、

「SharePointリストに登録したメールアドレスを元に、Teamsグループチャットを作成する」

みたいな用途であれば、トリガー項目[手動でフローをトリガーします]を変えるだけでOKです。

【Power Automate事前準備】Teamsグループチャット自動作成

  • Power Automateが使用できること
  • Power Automateで「Teams」をコネクションとして設定できること

企業でMicrosoft 365契約をしている場合、

Power Automate使用を全体管理者が制限している場合もあります。

詳しくはシステム管理を担当される方へ聞いてみてください。

この壁さえ越えることができれば、あなたが主体となるグループチャット自動化が実現できますよ。

また今回の要件、「Power Automate → Teams」は、無料のPower Automate機能では使えないようです。

Power Automateエラー「接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。」

Power AutomateでTeamsのアクションを設定しようとすると、エラー表示されてしまいます。

接続が見つかりません。新しい接続を作成してからアプリケーションを変更し、その新しい接続を使用します。

もしライセンスの関係でTeamsコネクション設定が使用できない場合、適切なPower Automateライセンスを購入するようにしましょう。

Microsoft公式 - Power Automate 価格

Power AutomateでTeams グループチャット自動作成する3ステップの設定手順

それでは実際に設定する方法を説明していきます。

Power AutomateでTeams グループチャット自動作成する3ステップ
Power Automate - Teams グループチャット自動作成3ステップ

1.[モバイルの Flow ボタン]の設定

「何をきっかけにTeamsグループチャットを作るのか?」トリガーを設定します。

今回は動作テストしやすい[モバイルの Flow ボタン]を選択しました。

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

テキストと電子メールを追加し、

Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします①

次のように設定します。

  • 電子メール:参加者
  • テキスト:チャットグループ名
Teams チャットグループ自動作成_手動でフローをトリガーします②

2.[チャットの作成(プレビュー)]の設定

実際にグループチャットを作成するアクションの設定です。

Power Automate画面で、[新しいステップ]→[チャットの作成(プレビュー)]を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)①

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①「追加するメンバー」ボックスをクリックし[動的なコンテンツの追加]
  • ②虫眼鏡の検索ボックスに「参加者」と入力
  • ③[参加者]をクリックし、「追加するメンバー」へ[参加者]を追加
Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)②

同様に、「タイトル」のボックスには[グループ名]を追加します。

Teams チャットグループ自動作成_チャットの作成(プレビュー)③

3.[チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する]の設定

上述で作成したグループチャットへ、最初のメッセージを送るアクションを作ります。

下記(下図)を参考に設定します。

  • ①投稿者 >[User]を選択
  • ②投稿先 >[Group chat]を選択
  • ③Group chat >チャットの作成の[会話ID]を追加
  • ④Message > 適当なメッセージ
Teams チャットグループ自動作成_チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する(プレビュー)①

Power Automateの設定は以上です。

動作テストを実行し、グループチャット作成からメッセージの投稿まで行えることを確認します。

Power Automate「Teamsチャットの作成」必ずエラーになる

2021年7月現在、グループチャットを作成しようとすると、

必ずエラー終了してしまいます。

いったんは正常にグループチャットが作成、メッセージ送信できたのですが・・・

Microsoft 365サポートに問い合わせたところ、エラーが再現され、未だプレビューの機能なのでご了承くださいという回答をいただいています。

Power AutomateでTeamsグループチャット自動作成の活用シーン

SharePointが使えるMicrosoft 365サブスクリプション契約が必要になりますが、下記「社内の課題管理システム」構築例です。

簡単な流れ

  • Formから問い合わせ
  • Formの内容をSharePointリストへ登録
  • SharePointリストに担当者入力「Power Automate 」実行
  • グループチャット作成、課題解決チームを発足

これ、何がメリットかというと、

フロントエンド(ユーザー導線)すべてTeamsチームにタブ追加し完結する

すなわち、「ユーザーはTeamsだけ意識=ビジネスに集中できる」説明になります。

なぜ、Teams内のみでプロセスを完結させた方がいいのか?

システムを利用するユーザーの不満、それは

「あちこちにシステムが点在すること」です。

「この業務は○○システムで」

「仕入れ管理は△△システム」

「タスク管理は××システムで…」

・・・

「あー、もう!システムを覚え、うまく扱うために仕事しているわけじゃない!!」

って、なりますよね。

この傾向、「多様性」を謳う会社が一番陥りやすい構図です。

なぜなら、

「安価、調達が速いクラウドファースト=システムが点在しやすい」

からです。

あなたの会社の情報を管理するシステム担当は、

業務プロセスを設計、デザインしてくれます

業務プロセスをデザインする人がいない、クラウドシステムを持て余す「レガシーな業務プロセス基盤」には、Teamsを活用した自動化が活路でしょう。

まとめ

Power AutomateでTeamsグループチャットを自動作成する方法でした。

今回説明した手順は3ステップ、システム管理者いらず非常に簡単ですね。

コロナウイルスの影響で、在宅勤務なテレワークが当たり前な時代です。

そのため、多様性を加速させるためには、次の2点は欠かせないでしょうね。

  • 社内外問わずの協業、業務コラボレーションなICTツールの活用
  • ICT活用の推進役、リーダーシップがとれる人材

というわけで、IT管理プロ15年の筆者にご相談されたい方、お気軽にお問い合わせくださいませ~

  • この記事を書いた人

どうなの

ITとITをつなぐ「ICTライフサイクル管理」15年のプロ。 企業5社を渡り歩いた知見で「家計の見直し」「仕事・転職術」ITをつなぐ『ICTノウハウ』なブログ書いています。

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