Microsoft 365

Microsoft Lists(リスト)とは?Excelとの違いと基本を知る

Microsoft Listsは2020年9月にリリースされた、Microsoft 365オンライン上で扱うアプリです。

SharePointリストを使ったことがある方であれば、馴染みがあるかもしれませんが、SharePointを作成せずリストのみが作成できるようになっています。

Microsoft Listsの機能、特徴

オンラインで使えるExcelスプレッドシートの代替といったイメージです。

一件、表形式のデータベースと見えるため、使いはじめのハードルが高くみられがちですが、難しいコードを書くこともなく、Excel感覚で使い始めることができます。

その、Excelとの大きな違いは「行単位のアクセス権、更新履歴の管理」ができることですね。

詳しくは後述します。

また、外部共有することができ、共有側はMicrosoft 365ライセンス不要、ブラウザーのみでリストを使うことができます。

Microsoft Listsは「SharePoint」不要

従来のSharePointリストを使うために、SharePointサイトを作成していた方も多いのではないでしょうか。

SharePointは一つ作ると、「ページ」や「ドキュメントライブラリ」また「ニュースの投稿」といったサイトコンテンツが同時に作成されるため、各コンテンツ「使う・使わない」設定の手間、利用ユーザー・サイト管理者ともに大きかったんですね。

その点、Microsoft ListはSharePointと切り離して使うことができるアプリのため、リスト管理者はSharePointを気にせず、いきなりリスト作成することができます。

Microsoft Lists|保存先は2種類

Microsoft Listsは、作成時に次の保存先を指定することができます。

  • SharePointサイト
  • マイリスト

「マイリスト」というのは、厳密には「OneDriveが保存先」となっています。

Microsoft Lists|リストを作成する

下図はリスト作成画面です。

Microsoft Lists - 作成画面
Microsoft Lists - 作成画面

手元にあるExcelをインポートしてリストを作成することもできます。

また、テンプレートも豊富で「案件管理」「イベントの日程」といった、タスクやスケジュール管理用リストを手早く準備することができます。

Microsoft Lists|アクセス権を理解する

保存先により、アクセスできるユーザーを制御できます。

  • SharePointの場合・・・SharePointのアクセス権を継承(変更可能)
  • OneDriveの場合・・・OneDriveの共有アクセス

基本、保存先サイトのアクセス権を継承します。

もちろん、SharePointサイトとは異なるアクセス権設定も可能、さらにはリストアイテム(Excelでいう行単位)ごとアクセス権を設定することもできます。

Microsoft Lists|Teamsに追加して使える

Teamsのチーム、タブの追加「Lists」からの作成、また作成済みリストを選択して使うこともできます。

ただ、Teamsチャット、チャットグループのタブに追加することは現時点ではできないようですね。残念!

もしTeamsチャットにリスト追加できるようになれば、個人でも脱Excel化が進むことでしょう。

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Microsoft Lists「マイリスト」は個人ユーザーに帰属する

リストの保存先が「マイリスト」の場合、個人のOneDriveに保存されます。

懸念されるのは、「退職に伴うリストの情報損失」でしょう。

OneDriveを属人的な使い方をしている場合は、注意が必要です。

Microsoft List|作成したリストに設定できる機能の理解

ざっくりですが、作成したリストアイテム(Excelでいう行)で設定できることです。

リストの設定、できること

  • アイテム単位の更新履歴、バージョン管理
  • アイテム単位でファイル添付が可能
  • アイテム単位でアクセス権設定が可能
  • アイテム単位で内部・外部の共有が可能
  • 数式を用いた規定値、他の列をもとにした集計
  • サイトにある既存の情報を参照して使える
  • Microsoft 365ユーザーまたはグループを参照し使える

リスト全体、またリストアイテム単位でPower Automateを絡めたプロセス自動化が可能です。

詳しくは順次追記予定です。

まとめ

Microsoft Listsの特徴でした。

従来のSharePointリストとは異なり、「個人ユーザー単位」でリストを作成して使うことができます。

また作成したリストは「アイテム(行)」単位でアクセス権を設定し、共有することができるのが大きな特徴です。

データベース化したExcelからの脱却に向け、まずはMicrosoft Listsをさわってみては如何でしょう。

  • この記事を書いた人

どうなの

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