Microsoft Lists|SharePointリストやExcelとの違い、基本機能を解説

Microsoft Listsは2020年9月にリリースされた、Microsoft 365オンライン上で扱うアプリです。

SharePointリストを使ったことがある方であればお馴染みですが、どのような違いがあるのでしょう?

まずはMicrosoft Listsの機能、特徴から説明していきます。

Microsoft Listsの機能、特徴

オンラインで使えるExcelスプレッドシートの代替といったイメージです。

一件、表形式のデータベースと見えるため、使いはじめのハードルが高くみられがちですが、難しいコードを書くこともなく、Excel感覚で使い始めることができます。

Microsoft Lists|SharePointリストとの違い

「リストを使うための専用サイトが不要」

これがSharePointリストとの大きな違いです。

従来のSharePointリストを使うために、SharePointサイトを作成していた方も多いのではないでしょうか。

SharePointは一つ作ると、「ページ」や「ドキュメントライブラリ」また「ニュースの投稿」といったサイトコンテンツが同時に作成されるため、各コンテンツ「使う・使わない」設定の手間、利用ユーザー・サイト管理者ともに大きかったんですね。

その点、Microsoft ListはSharePointと切り離して使うことができるアプリのため、リスト管理者はSharePointを気にすることなくリストを作ることができます。

Microsoft Lists|Excelとの違い

リストアイテム(Excelでいう行)単位で設定できること、それがExcelとの大きな違いです。

Microsoft Listsだと可能な設定

  • アイテム単位の更新履歴、バージョン管理
  • アイテム単位でファイル添付が可能
  • アイテム単位でアクセス権設定が可能
  • アイテム単位で内部・外部の共有が可能
  • 数式を用いた規定値、他の列を参照した集計
  • サイトの既存情報を参照し使うことができる
  • Microsoft 365ユーザー、またはグループを参照し使うことができる

アイテム単位での外部共有ですが、共有された相手側はライセンス不要、ブラウザーのみでリストを使うことができます。

またリスト全体、またリストアイテム単位でPower Automateを絡めたプロセス自動化も可能ですよ。

Microsoft Lists|利用できるプランは?

SharePointが利用できるプランが条件です。

Microsoft 365および Office 365サブスクリプションであれば、Microsoft Listsは利用できるようですね。

また、SharePointのみプランもあります。

最小構成を知りたい方は、以下リンク先ご参照ください。

SharePoint Online のオプションを比較

Microsoft Listsは保存先が2種類ある

Microsoft Listsは、作成時に次の保存先を指定することができます。

  • SharePointサイト
  • マイリスト

「マイリスト」というのは、厳密には「OneDriveが保存先」となっています。

Microsoft Lists|リストを作成する

下図はリスト作成画面です。

Microsoft Lists - 作成画面
Microsoft Lists - 作成画面

手元にあるExcelをインポートしてリストを作成することもできます。

また、テンプレートも豊富で「案件管理」「イベントの日程」といった、タスクやスケジュール管理用リストを手早く準備することができます。

Microsoft Lists|アクセス権の理解

保存先により、アクセスできるユーザーを制御できます。

  • SharePointの場合・・・SharePointのアクセス権を継承(変更可能)
  • OneDriveの場合・・・OneDriveの共有アクセス

基本、保存先サイトのアクセス権を継承します。

もちろん、SharePointサイトとは異なるアクセス権設定も可能、さらにはリストアイテム(Excelでいう行単位)ごとアクセス権を設定することもできます。

Microsoft Lists|Teamsでも使える

Teamsのチーム、タブの追加「Lists」からの作成、また作成済みリストを選択して使うこともできます。

ただ、Teamsチャット、チャットグループのタブに追加することは現時点ではできないようですね。残念!

もしTeamsチャットにリスト追加できるようになれば、個人でも脱Excel化が進むことでしょう。

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Microsoft Listsを使う注意点「属人化リスク」

リストの保存先が「マイリスト」の場合、個人のOneDriveに保存されます。

そのため、懸念事項は「退職に伴うリストごと情報が喪失してしまう」ことです。

属人的にOneDriveを使わせているような場合、要注意ですね。

まとめ

Microsoft Listsの特徴から、SharePointリストやExcelとの違いの説明でした。

従来のSharePointリストとは異なり、個人ユーザー主体でリストを作り、使い始めることができます。

また作成したリストは「アイテム(行)」単位でアクセス権を設定でき、共有、バージョン管理することができるのが大きな特徴です。

データベース化したExcelからの脱却に向け、まずはMicrosoft Listsをさわってみては如何でしょう。

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