Teamsメモ代わり自分だけのチャットルーム「秒」で実現する方法

この記事では、Microsoft Teams「メモ代わり自分だけのマイチャットルームを”数秒”で実現する」方法をご紹介します。

2022年6月確認|Teamsマイチャットルームは標準で実装

Teamsチャットに、初期段階から「マイチャットルーム」が追加されていることを確認しました。

本以降「自分でマイチャットルームをつくる手順」は、参考まで残しておきます。

この記事のゴール|Teams自分のみマイチャットルームをつくる

Teams自分専用チャットルーム完成図
Teams自分のみ「マイチャットルーム」完成図

Teams「チャット」メニューに、自分のみ「マイチャットルーム」が作成されています。

まずは、現状のTeams課題「自分用のメモが取れない実態」について説明していきます。

Teamsは自分宛にチャットメッセージを送信できない

Teamsの大きな課題です。

  • Teamsでメモを取りたい!
  • 自分宛にメッセージ送る方法ないかなぁ...
  • プライベートチャネルはつくりたくない

Teamsには現状、メモ代わりで使うチャットを設定できません。

そのため、「Teamsを使いながら、ちょっとメモを残したい」このような使い方をする場合、Teamsの画面から離れてしまうので、不便なんですよね。

メモだから、チームにも書けませんし…

でも実は、Teamsにも自分のメモ専用「マイチャットルームをつくる方法」があります。

システム管理者に依頼することもなく、「秒」で実現できますので、以下手順を説明していきます。

Teams自分だけのチャットルーム「今すぐ会議」でつくる

Teamsで「今すぐ会議」を実施し、すぐに終了するだけの手順です。

「え、それだけなの?本当に??」

って思いますよね、では実証していきましょう。

Teams自分だけのチャットルームをつくる3ステップ

手順は次の流れになります。

簡単な流れ

  • Teams「今すぐ会議」を開催
  • 自分専用のチャットルーム名を設定
  • 会議「退出」し終了

Teams会議から「今すぐ会議」実行

Teamsの画面左メニューから「会議」を選択し、[今すぐ会議]ボタンを押します。

チャットルーム名を設定する

会議名が ”自分のチャットルーム名” になります。

そのため、わかりやすい名前をつけ[今すぐ参加]ボタンを押します。

会議を「退出」する

会議スタートしたら、[退出]ボタンを押して会議を終了します。

作成手順は以上です。

実際にマイチャットルームができているか?以下確認する手順です。

Teams「チャット」からマイチャットルームを確認する

Teams画面左のメニューバー「チャット」から、作成したチャットルームが確認できるはずです。

このチャットルームは「自分宛にメッセージを送る」用途です。

基本、誰の目にもふれることがない「マイチャットルーム」ですので、メモ用として活用しましょう。

Teamsマイチャットルームは「ピン留め」しておくと便利

Teamsチャットの表示は、最新コメント順に並び変わってしまいます。

そのため、別の方とチャットのやり取りが増えると、マイチャットルームが表示から消えてしまう場合もあります。

マイチャットルームを見失わないよう、チャット横の[・・・(その他のオプション)]から「ピン留め」を設定しておきましょう。

Teamsマイチャットルームを使う注意点3つ

Teamsマイチャットルームを使う上で、知っておいてほしいことです。

Teamsグローバル検索で自分宛メモがノイズになるかも

チャットにメモした内容は、Teams画面上部の「グローバル検索でヒット」します。

そのため、やみくもにメモを記録していくと、検索結果に自分のメモが表示され邪魔になる場合もありますので、覚えておきましょう。

不要なメモは、チャット横の[・・・(その他のオプション)]から削除できます。

ファイル添付の保存先は「OneDrive」

ファイルを添付すると、OneDriveの「Microsoft Teams チャット ファイル」フォルダーに保存されます。

そのため、次の2点注意が必要です。

  • 添付したファイルの行方不明
  • OneDriveの容量不足

ファイルの保管場所がOneDriveであることは、覚えておいた方がいいですね。

もし容量が不足するような場合、OneDriveのみを購入することもできます。

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Microsoft 365管理者が本気出したらすべてバレる

Microsoft 365全体管理者は、「電子情報開示」という監査機能を用いると、

ユーザーのチャットログすべて、

つまびらやかにすることができます。

常用する機能ではないのですが(と思います)。

つまりは、「誰にも見られないから○○や××のことメモってもOKでしょ?」

NO!ぜんぜんOKではなですよ!ということですね。

お仕事以外で使っていると、思わぬところから指摘が入るかもしれません。

まとめ

Teamsメモ代わり、自分だけのチャットルームをつくる方法でした。

Teamsの画面から離れず、チャット感覚でメモを残すことができるので、生産性が損なわれませんね。

以上、現役IT管理者がお届けするTeams活用ノウハウでした。

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