iPhone 管理

iPhoneメール自動振り分け3ステップ!ITプロが実践する【ズボら管理技】を解説

2022年6月3日

この記事では、iPhoneでメールを自動的に振り分ける、ITプロのズボらな管理技をご紹介します。

  • メールを分類したいけど、やり方がわからない
  • 振り分けルールの設定とか手間、めんどうくさい

デジタル苦手な方や、メールを楽に分類化する方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

iPhoneメールの自動振り分けは「Gmail」を活用する

結論としては、無料で使える「Gmail」の "検索" 機能を使うことで、いとも容易くメールの振り分け管理が実現できてしまいます。

Gmailでメールを自動振り分け管理する3ステップ

それでは実際に、Gmail「検索」を使ったメールの自動振り分け術をご覧いただきましょう。

iPhoneで "通常使っているブラウザー(この記事では「Safari」ブラウザー)" から、Gmailにアクセスします。

アクセス方法がわからないという方は、下記をコピーしてアドレス欄に貼りつけて実行してください。

Gmailが表示されたら、次のステップに進みます。

①検索ボックスに振り分けたいキーワードを入力して、②[改行]をタップします。

検索した結果を“リンク”として保存します。Safariであれば、[共有]のアイコンをタップして、、

  • ブックマーク、お気に入りに追加
  • メモ、LINEに保存する
  • リマインダーに"日時指定でセットする

などなど、日頃よく使うiPhoneのツールに保存すればよいでしょう。

保存したリンクをタップする、またはブラウザーのアドレス欄に貼りつけて実行すれば、Gmailの検索結果が表示される仕組みです。

Gmailメール自動振り分け管理の活用シーン

主に "固定費" 関連のメールを、時限つきでチェックするために活用しています。

例えば「電気、ガス、通信、保険」などのメールを、契約が自動更新される前にチェックできるよう、リマインダーにセットしています。

つまりは、「惰性で高い固定費を払い続けないための対策、サービスの乗り換えを検討する」ことを目的とした活用ですね。

Gmailメール自動振り分け管理の注意点

今回ご紹介したGmailでメールを振り分け管理するうえでの、いくつか注意点があります。

ブラウザー版Gmailは使い勝手がいまいち

「ブラウザーから使うGmailの操作性がいまいち」と感じる方は、頃のメールチェックや新規作成は使い慣れたメールアプリを使うなどの使い分けをおすすめします。

Gmail検索結果がうまく表示されないかも

リンクをタップしても、たまにGmailの検索結果が表示されないケースがあります。

この場合、「ブラウザーの画面を更新する」または「一度ブラウザーのタブを閉じて再度リンクからアクセスしてみる」といった対処が必要です。

詐欺メールに注意!

Gmail内に詐欺メールが存在すると、検索結果に表示される可能性があります。詐欺メールに限らず、不要なメールは削除することをおすすめします。

iPhoneメール自動振り分け「ITプロの踏み込み管理技」

ちょっと核心的な話を。そもそも「メールを振り分けて管理したい!」目的って、何でしょう?

IT管理プロは、次に何かしらの行動を起こすかどうかを考えるための”ふりかえり”の手段だと考えます。

例えば上述した「固定費が高いから、契約を見直したい」といったケースですが、それであれば次のような情報が必要です。

  • 契約番号、お客さま番号など
  • 契約開始年月日
  • マイページのログインID、パスワード
  • 登録したクレジットカード、銀行口座など
  • 支払い明細、請求情報

つまり、いくらメールの振り分け管理技を駆使しても、すべての情報は網羅できません。

そのためITプロ宅では、パスワード管理アプリ「1Password」を中心に、家庭内の情報をまとめて管理しています。

1Passwordで "情報ハブ" な管理を実現!

1Passwordとは?簡単に説明

夫婦だけでなく、離れた家族とも安全にパスワードを共有できる、定番のパスワード管理アプリです。

Appleは全従業員に対し、1Passwordの利用を推奨したという有名な話もあります。

【関連】1Passwordファミリーの使い方3ステップ|安全なパスワード共有管理のはじめ方

デモ動画:1Passwordから振り分けたメールをクイックに表示!

振り分けた楽天関連のメールをクイックに表示!

1Passwordは、Webサイトやアプリのリンクを柔軟に追加することができます。

そのため当サイトでは、紙の契約書などをデータ化して保存先のリンクも一緒に追加しておく、一元的な管理方法をおすすめしています。

関連記事
iPhoneで紙をスキャンしてデータ化する3ステップ!夫婦共有デジタル管理技をご紹介!

続きを見る

1Passwordは「ソースネクスト」からの購入が "安心&安全" でおすすめ

1Password 3年版 クーポン情報

出典:ソースネクスト

\クーポンコード入力でお得にゲット/

クーポンコード割引額
1人用1PASS-24071,000円
5人用1PASS5-24072,000円
※期間:7/5~7/19 まで

ソースネクスト を見る

1Password × Gmailメール自動振り分けをリンクする方法

手順は至って簡単。1Passwordに登録したパスワードの編集画面で、[さらに追加]>[URL]を追加し、リンクを貼りつけて保存すれば完了です(下図①②の流れ)。

1度使ってみるとわかる便利なアプリです。一度お試しされてみてはいかがでしょうか。

関連記事
1Password「安全に」無料お試しする3ステップ

続きを見る

メール自動振り分けは「手間なく・シンプルに」

iPhone × Gmailで実現する、ズボらなメール自動振り分け管理技のご紹介でした。

ブラウザーからGmailの検索結果リンクを保存するだけなので、"使い捨て" の感覚でメールの振り分け管理ができるようになります。

またリマインダーなどにセットして通知をオンにすれば、失念防止になるのでおすすめです。

また振り分けたメールと他の情報をかけ算で管理したい方は、この記事でご紹介した「1Passwordを使った一元化管理の実現」も参考にしてみてください。

1Passwordは「ソースネクスト」からの購入が "安心&安全" でおすすめ

1Password 3年版 クーポン情報

出典:ソースネクスト

\クーポンコード入力でお得にゲット/

クーポンコード割引額
1人用1PASS-24071,000円
5人用1PASS5-24072,000円
※期間:7/5~7/19 まで

ソースネクスト を見る

  • この記事を書いた人

どうなの

ITの「わかりにくい」をズバり!わかりやすく。
デジタルを便利に&安全に使うノウハウ発信中🚀
中の人は、情報セキュリティ資格を有するITのプロです。

-iPhone, 管理
-,