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iPhoneで紙をスキャンしてデータ化する3ステップ!夫婦共有デジタル管理技をご紹介!

2022年6月1日

この記事では、iPhoneで紙をスキャンしてデータ化、夫婦で共有管理するITプロのノウハウをご紹介しています。

主な活用シーン

  • 固定費の契約書、請求書、領収書など、紙で送られてくる書類
  • 子供が学校や塾、習いごとで持って帰ってくる紙
  • その他、Webサイトのログインやパスワードなどが書かれた紙

次々と紙が送られてくるから、

捨てるに悩む紙が山積み…

紙を保管するスペースがひっ迫して困っている(涙)」といったご家庭の悩みを、ズバり解決します!

また、単に「紙をデータ化して保存して終わり!」ではなく、一緒に管理しておきたい「パスワード、関連するメール」などの情報とあわせて、夫婦で共有管理する方法もご紹介します。

iPhoneで実現する、家庭内に散らばる情報を一元化しているIT管理プロのノウハウを知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

iPhone紙データの共有管理は「Googleドライブ」を使う

結論として、無料で使える「Googleドライブ」アプリを用いて紙をデータ化し、夫婦で共有管理しています。

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iPhone × Googleドライブで紙をスキャンしてデータ化する3ステップ

紙をデータ化する方法はとても簡単です。

  • Googleドライブアプリを開く
  • 画面右下のアイコンをタップ(下図参考)
  • iPhoneのカメラで紙を読み取る

もっと詳しく知りたい方は、Google公式のヘルプをご参考ください。

iPhoneなのに「iCloud」ではなく「Googleドライブ」で管理する理由

このような疑問を持つ方もいると思いますので、お答えしていきます。

単に、「iPhoneで紙をスキャンしてデータ化し保存」するだけであれば、iCloudでも十分でしょう。

ですが、家庭内の情報を"一元化"して夫婦で安全に共有管理するなら、Googleドライブ一択です。

この根拠となる証拠として、パスワードや関連メールなどを"つなげて管理する"ITプロのかけ算技を以下解説していきます。

iPhone紙データの共有管理は「1Password」を活用

ITプロ宅では、パスワード管理アプリ 1Password(ワンパスワード)を中心に、家庭内の情報をまとめて管理しています。

1Passwordで "情報ハブ" な管理を実現!

1Passwordとは?簡単に説明

夫婦だけでなく、離れた家族とも安全にパスワードを共有できる、定番のパスワード管理アプリです。

Appleは全従業員に対し、1Passwordの利用を推奨したという有名な話もあります。

なおご参考まで、今回ご紹介の「紙のデータ化」とあわせ、関連するメールと一緒に管理するかけ算技を当サイトでご紹介しています。

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1PasswordからGoogleドライブにクイックにアクセス!

【今回のお題】Googleドライブに保存した、「ほげもげでんき」関連の紙データをチェックする流れです。

①1Password「ほげもげでんき」に追加したGoogleドライブへのリンクをタップすれば、②いつでもデータ化した書類を確認することができます。

1Password × Googleドライブ管理3ステップ

それでは、1Passwordで紙データの管理をはじめるステップを解説していきます。

以降は「1Password」アプリを使いはじめていることを前提としています。まだ1Passwordを使ったことがないという方は、まずは無料お試しからスタートしてみてください。

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紙データを保存する場所を決めます。

この記事では、Googleドライブにフォルダー名「固定費」を作成し、紙データを追加する流れで解説していきます。

作成した「固定費」フォルダー横の[・・・]をタップして、[リンクをコピー]しておきます。

補足:Googleドライブ「リンク」の安全性

Googleドライブ「リンクをコピー」で取得したリンクにアクセスするには、対象のGoogleアカウントでのログインが必要です。

つまり、万が一もの「第三者にリンクを知られてしまった」としても、勝手にアクセスできない仕組みです。

Googleドライブの受け入れ準備は以上です。

1Passwordに、Googleドライブへアクセスするためのリンクを追加します。

※この記事では、1Passwordに "ログイン" の種類で「ほげもげでんき」というアイテムを作成しています。

1Passwordアイテムを開き、[編集]>[さらに追加]>[URL]の順にタップしてフィールドを追加し、Googleドライブでコピーしたリンクを貼りつけて保存します。

今回はフィールド名「紙、電子データ」としました。

Webサイトのログイン情報などあれば、「ユーザー名、パスワード、Webサイト」などを登録しておきましょう。

Googleドライブアプリ「固定費」のフォルダーを開きます、下図参考にスキャンのアイコンをタップして紙をiPhoneのカメラで読み取りデータ化します。

データ化したファイルは「種別_契約サービス名_契約スタート年月」といった、判別がつくファイル名にすることをおすすめします。

参考まで、わが家は上図のとおり「電気_ほげもげでんき契約書_202406.pdf」といったファイル名をつけるルールです。

運用のながれ:1Passwordから紙データを確認する

例として、「ほげもげでんき」の契約を見直すときの手順も記しておきます。

1Passwordに追加したアイテム「ほげもげでんき」を開き、[紙、電子データ]のURLをタップします。

今回はフィールド名「紙、電子データ」としました。

Googleドライブの画面に切り替わり、データ化した「ほげもげでんき」のファイルが表示されます。あとは紙データをタップして、約内容をチェックするといった運用になります。

補足:1Password × Googleドライブ「夫婦共有」方法

この記事の管理方法を、「夫婦で共有する」ための補足情報です。

Googleドライブを共有する方法

夫婦で別々に使っているGoogleアカウントがある場合、どちらかのGoogleドライブに共有管理用フォルダーをつくり、アクセス許可を設定すればよいでしょう。

なおITプロ宅では、共有用のGoogleアカウントをつくり、紙データやGmailのメールを夫婦で共有しています。

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1Passwordを共有する方法

1Passwordは「ファミリー」プランで、家族5人まで安全に共有することができます。

詳しくはコチラ!
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なぜ1Passwordの「ファイルの添付」機能を使わないの?

1Passwordには、「ファイルの添付」という機能があります。

例)1Passowrdアイテムにファイルを添付

「Googleドライブ使わなくていいんじゃね?」と思う方もいるかもしれませんが、1Passwordの添付機能を使わない、次の明確な理由があります。

  • ファイル名を設定できない
  • 添付したファイルを検索できない
  • 1GBの容量制限が心もとない

つまり、家庭内の紙データを管理する方法として"実用的ではない"という評価です。

ITかけ算式「紙データの共有管理」デメリット2つ

今回ご紹介の「1Password × Googleドライブで実現!紙データの共有管理」ですが、当然デメリットもあります。

  • 管理をはじめるまでのハードルが高いかも
  • ファイル管理が煩雑になりがち

管理をはじめるまでのハードルが高いかも

今回、なかなかハードルの高い方法をご紹介しています。

「試してみたいけど、デジタル苦手だから失敗しないか心配…」

という方は、失敗してもOK!といった環境での練習をおすすめします。すべて無料でトライできますので、ご参考まで。

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ファイル管理が煩雑になりがち

負担なく、楽に夫婦で共有できる管理方法のトレードオフとして、次のような課題があります。

  • 管理している他の紙データも表示される
  • 新旧ファイルが入り乱れる可能性

管理している他の紙データも表示される

今回、管理のお手軽さと "網羅性(もうらせい)" を優先し、管理用のフォルダーにショートカットアクセスする方法をご紹介しました。

そのため、同フォルダー内に紙データが増えることを考慮した「ファイル名で区分する」といった工夫と、それを覚え夫婦で周知しておかなければなりません。

このような「考慮や覚えるのはイヤだ」という方は、フォルダーではなく対象のファイルのリンクを取得して、1Passwordに追加すればよいでしょう。

管理する紙データが少ない、管理の負担が気にならない方は、ファイルのリンクで管理する方法がおすすめです。

新旧ファイルが入り乱れる可能性

例えば、「契約更新などで新しい契約書データを管理する」ことになった場合、古い契約書データをそのままにしておくと、どちらの契約書が新しいのか?わからなくなる問題が生じます。

そのためITプロは、毎年度末に「紙データのたな卸し」を行い、年度を超えた紙データは「バックアップ」というフォルダーへ移動しています。

そして「バックアップ」フォルダー内の紙データは、ファイル名の年月日を基準として「5年」を目途に削除しています。

紙のデータ化管理は「手間なく&シンプルに」

iPhoneで紙をデータ化して管理する、ITプロの実践ノウハウをご紹介してきました。

紙をデータ化したい!だけであれば、iPhoneに標準で備わっている「iCloud」でもよいでしょう。

今後、ちょっと踏み込んだ "家庭内の情報を一元化して夫婦で共有管理する" ことを目指す方は、1PasswordとGoogleドライブを”つなげる"管理方法の練習をおすすめします。

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【応用編】紙データを区分して表示させる管理技

1Password × Googleドライブの管理に慣れてきた方向け、おすすめの管理方法です。

同じ種別、サービスの紙データを”区分して表示”させるデモ動画です。

概説:1Passwordの「紙、電子データ」リンクをタップすると、Googleドライブに保存した「ほげもげ」関連のデータが表示される仕組みです。

この管理方法がおすすめな方:同じ種別、またはサービスで管理したい紙データが多い方。

※ここから先は鋭意執筆中ですので、しばらくお待ちください…<( _ _;)>

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