パスワード管理アプリでメール仕分け・振り分け管理する時短術

パスワード管理アプリを使った、メールを「検索結果」で仕分けて、振り分け管理する時短技のご紹介です。

iPhoneリマインダー通知からGmailメールへアクセス!

こんな方におすすめ

  • メールの仕分け設定がめんどくさい
  • 他の情報もつなげて管理したい
  • 固定費の契約よくわからなくなる方
  • 家庭の情報まとめて管理する方法を知りたい

この記事をお読みいただけば、「家庭内の情報管理」IT管理プロのノウハウを知ることができますよ。

この記事を書いた人

  • 5社を渡り歩いたIT管理15年プロ
  • 情報セキュリティ(SG)資格保持
  • ITIL資格で改善!実践知10年以上

メール「検索結果」リンクを取得できる管理が便利!

メールボックス内、仕分けたいキーワードで検索してパスワード管理アプリにリンクを追加するだけです。

本記事トップの動画は、パスワード管理アプリ「1Password(ワンパスワード)」から、LINEMO 関連のGmailを表示する例ですが、Outlookでも同様にメールの仕分け管理ができます。

Outlook「検索結果」へすばやくアクセス!

メール「検索結果」管理の活用シーン

固定費の契約に伴う、メールで送られてくる「申し込み、契約、月々の料金確定のお知らせ」など、パスワード管理アプリを「情報ハブ」とした管理が実現できます。

1Passwordで "情報ハブ" な管理の実現!
1Passwordで "情報ハブ" な管理の実現!

※この記事は、上図「②メール」の解説です。

これでもう、ご家庭内メールの管理方法に悩むことはなくなるでしょう。

メール「検索結果」仕分け管理した環境

この記事の説明で用いた環境です。

環境

  • iPhone
  • Gmail
  • 1Password 7 / iOS版アプリ
  • iPhone"インターネットアクセスできる"状態

なおパスワード管理アプリは、複数のWebアドレス(URL)を追加できるものであれば、1PasswordでなくてもOKです。

またOutlookを主メールとしてお使いの方は、Gmailから読み替えてください。

メール「検索結果」仕分け管理する手順

例) iPhone / 1Password 7の手順

Gmailの手順

  1. ブラウザからGmailへアクセス
  2. Gmail内を仕分けるキーワードで検索
  3. 検索結果のWebアドレスをコピーする
  4. Gmailの操作は以上!

1Passwordの手順

  1. 登録したパスワード「編集」タップ
  2. URLフィールドにリンクをペースト
  3. 保存すればOK!
設定の流れはコチラ!

Google管理テンプレート

メール「検索結果」仕分け管理のポイント

不要なメールまで検索しないよう、検索キーワードの工夫が必要です。

具体的には、メール件名や本文内「お客さま番号といった“一意の番号やキーワード”」を検索してみて、期待する検索結果になったリンクを取得して、1Password「メールフィールド」に登録して管理するようにしましょう。

メール「検索結果」仕分け管理できるサービス

ブラウザから利用できる、以下の無料メールサービスで”検索結果リンクを管理できる”ことを確認しています。

  • Gmail
  • Outlookメール
  • Yahooメール

当サイトでは、できるだけ管理するアカウントを少なくしたいため、Gmail(Googleアカウント)を推奨します。

なおApple社のメールサービス「iCloudメール」は、安全にアクセスできるリンクは取得できませんでした。

よって当サイトでは、iCloudメールの仕分け管理を解説していません。

Gmailアクセスで発生する問題

Gmailの検索結果にアクセスした際、まれに次のような問題が起きます。

「スマートなGmailにアップグレード」が表示される

「興味がありません」を押せば、Gmaiが表示されます。

Gmailの検索結果が表示されない

ブラウザ「ページ更新」または、リンクを開きなおせば、Gmailの検索結果を表示することができます。

基本、検索結果の仕分けメールが表示されない場合は、以下で解消します。

  • ブラウザを更新する
  • リンクを開きなおす

まとめ

パスワード管理アプリを使った、メールを「検索結果」で仕分けて、振り分け管理する時短技でした。

ブラウザからメールにアクセスして、仕分けたいキーワードで検索した結果のWebアドレスを管理するだけです。

パスワード管理アプリに追加しておけば、他の情報とつなげた管理ができるのでおすすめですよ。

IT管理プロが実践する「情報ハブな管理術」、ぜひ参考にしてみてください。

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