SharePoint、OneDriveでダウンロード禁止・印刷禁止にして公開する方法

2021年10月26日

Microsoft 365「SharePoint、OneDrive、Teams」共通、ファイルのダウンロード禁止・印刷も禁止する共有リンクの発行手順です。

今回、検証したファイル形式は以下です。

  • Officeファイル(Excel、Word、PowerPoint)
  • PDFファイル

Microsoftサポート公式サイトの情報だとわかりづらいので、画像一枚で解説します。

制限付き公開の設定手順5ステップ

下図はOneDriveの設定例ですが、SharePointも同様に設定できることを確認しています。

簡単な手順

  • 対象ファイルを選択
  • リンクの送信を設定
  • リンクの使用を設定
  • [ダウンロードを禁止する]設定し[適用]する
  • 共有リンクを発行する

発行した共有リンクに、対象ユーザーがアクセスすると…

「このファイルをダウンロードまたは印刷する権限がありません。」

メッセージが表示され、メニューからも操作できなくなっていることが確認できます。

制限付き共有リンクの注意点3つ

共有設定に関する、注意点です。

保存フォルダーの共有アクセス設定確認が必要

制限付きファイルを保存しているフォルダーで、「表示可能」アクセス権が設定されていると、フォルダー参照からのファイルアクセスで制限は解除され、ダウンロード・印刷が可能になります。

よって制限付きアクセスを設定する場合、保存先および上位フォルダーのアクセス権も確認が必要です。

制限付き共有でも「スクリーンショットは防げない」

画面をキャプチャーする行為、スクリーンショットは防ぐことができません。

スクリーンショットを禁止するなら、端末側で制御するしかありません。

ブラウザーの印刷機能は使えてしまう

ブラウザーの印刷はできてしまいます。

というのも、今回解説している禁止の機能、Office Onlineのアプリやメニューから「操作できないよう”非表示”にしているだけ」であり、抜け道があるんですね。

そのため、厳密に禁止したい場合は「Azure Rights Management (Azure RMS)」というプロテクション構成を、きちんとしなければなりません(本記事では解説しません)。

ダウンロード禁止・印刷禁止の設定ができない場合は?

システム、またはサイトのポリシー設定で制御しているかもしれません。

システム管理者、またはSharePointサイトの所有者となっている方に確認してみましょう。

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