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Outlook複数メールアドレスを使い分ける|IT管理プロのノウハウ公開

本記事では、次の3点について解説しています。

  • 主メールアドレスとログインIDが同じ場合のリスク
  • 大事なメールを見逃してしまう問題
  • 無料のOutlookで複数メールアドレスを運用するノウハウ

メールを使う、よくある用途例です。

  • 仕事、知人との連絡用
  • ネットショップの購入確認、お届け予定
  • 銀行、クレジットカード関連
  • 保険、通信、etc
  • 子供の学校・習い事のお知らせ
  • その他:ナナメ読み程度の定期購読

すべて同じメールアドレスを使っている場合の課題です。

メールのお悩みポイント

  1. メールアドレスとログインIDが同じはちょっと怖いな…
  2. 大事なメール見逃してしまう

そこで本記事で、複数メールアドレスを「安全に」「効率よく使い分ける」IT管理15年プロの管理ノウハウを解説していきます。

この記事の筆者

この記事の筆者

  • 5社を渡り歩くIT管理15年プロ
  • ITIL、情報セキュリティ資格所持
  • IT活用した課題解決のベテラン

通常使うメールの課題2点

risk

まず、メールを使う上での「2つの課題」について説明していきます。

2.通常使うメールアドレスが「ログインID」のリスク

アカウントの不正ログインを防ぐため、普段使っているメールアドレスとログインのIDは別にしましょう。

あなたは、どの無料で使えるメールサービスをご利用でしょうか?

  • Google(Gmail)
  • Microsoft(Outlook)
  • Yahoo(Yahooメール)
    etc...

メール以外でも、

  • 写真の保存場所
  • 契約関連の資料保存先

このように使っている方、メールアドレスって”個人情報”の宝庫です。

その個人情報の”カギ”ともいえるログインのIDと一般的なメール送受信で使っていませんか?

人の目につきやすいサービスは、悪意ある第三者からしてみれば”格好のターゲット”です。

いつの間にか「ダークウェブ」のような、個人情報の闇取引サイトに登録されるケースが多いんですね。

セキュリティで有名な「Norton(ノート)」のサイトで、メールアドレスがダークウェブに流出しているかチェックすることができます。

Norton|メールアドレス流出チェック

あなたのメールアドレスがダークウェブに流出していないか?

一度チェックされてみては如何でしょうか。

2.大事なメールを見逃してしまう問題

複数メールアドレスを使うと必ず直面するのが、メール見逃す問題です。

メールアドレスごとに分類すると、アカウントを切り替える複雑な使い方になってしまうんですよね。

ここまでのおさらい

  • 通常使うメールアドレスを「ログインID」にすべきではない
  • メールアドレスは用途別で使い分けた方がよい

このようなご利用シーンでは、Outlookメールを使うことが推奨されます。

なぜ、Outlookが複数メール使いに効果的なのか?

Outlook メールアドレスは、設定できるエイリアスを ユニークな値で・複数エイリアスを設定できる からなんですね。

・・・ちょっと、日本語でお願いします
エイリアスとは、メールの@(アットマーク)より左側、ご自身で設定できる文字列を示します
どうなの

Outlookメールアドレスを使い分ける仕組みとして、下図をもとに説明していきます。

Outlook複数メールアドレス運用イメージ

MicrosoftログインIDの配下で、Outlook複数メールアドレスをぶら下げて運用するイメージです。

メインのメールアドレスはメール送受信用として使わず、Microsoftログインのみに用います。

そうすると、ログインIDを極力隠すことができるため、「不正ログイン試行リスク対策」になるわけです。

Gmail複数メールアドレス使い分けは”身バレ”必死

Gmailはというと、複数メールアドレスを追加し使い分けできるのですが、ばっちり”身バレ”してしまうんです。

例えば、 "どうなの@gmail.com" というアカウントで、エイリアスを作成する例です。

"どうなの+netshop@gmail.com"

Gmailの場合、プラス前の「どうなの」というエイリアスは固定で、変えられません。

そのため、Gmail仕様を知っている人からすれば、

「ああ、”どうなの”がメインのメアドなのね」

”身バレ”してしまうんですね。

Gmail複数メールアドレス運用イメージ

こんな感じで、どうやっても”どうなの”を除外することができません。

さらに言及すると、サービスによってメールアドレスに「+(プラス)」記号文字が使えないサービスの問題もあります。

Suica(スイカ)、JREポイントサイトが該当します。

Outlook複数メールアドレス(エイリアス)を設定する

それでは実際に、Outlookで受信できる複数メールアドレスを設定する手順を説明していきます。

実際に設定することで、「なるほど!」と思って頂けるはずです。

もし「ちょっと違うな…」と思われた場合の、「設定したメールアドレスを削除する手順」も説明します。

1.Microsoftアカウントにログイン

無料のMicrosoftアカウントがある前提で話を進めています。

もしまだお持ちでない場合、下記「Microsoftアカウント」リンクからアカウントを作ってください。

step
1
Microsoft アカウント ページにサインイン

[あなたの情報]から[Microsoftにサインインする方法を管理]の順にクリック。

2.Microsoftアカウントにメールアドレスを追加する

[メールの追加]をクリック。

3.メールエイリアスを追加する

「新しいメールアドレスを作成してエイリアスとして追加する」ボックスに、追加したいエイリアスを入力。

既に存在するエイリアスを設定しようとすると、上図の通り怒られてしまいますので、他のエイリアスを設定します。

4.追加したメールエイリアスの確認

検証として、2つほどエイリアスを登録してみました。

5.追加したメールエイリアスで送受信テストをする

オンラインのOutlookメールで、メール送受信できるか確認してみましょう。

因みにですが、このエイリアス「全世界共通」で設定が反映されます。

そのため、メール受信できるようになるまで少々時間が掛かる(といっても5~10分程度)場合もあります。

複数メールアドレスの追加手順は以上です。

次に、追加したメールアドレス宛に受信したメッセージを「自動処理するルール」の設定について、説明していきます。

Outlook受信メールの自動処理ルールで「大事なメールを見逃さない」

Outlookには、メールを自動処理するルールが設定できます。

下図を参考に説明すると、、、

簡単な流れ

  • 歯車アイコン[設定]
  • Outlookのすべての設定を表示
  • [メール]を選択
  • [ルール]を選択
  • 自動処理のルールを設定する

設定例)

銀行、クレジットカードなど金融関連のメールを "nomoneyless@outlook.com"で受信し、自動処理する場合。

条件を追加宛先:nomoneyless@outlook.com
アクションを追加指定の場所に移動:金融関連

筆者の運用ノウハウでいうと、宛先ごとに「アクションを追加:分類」を設定しています。

検索が「受信トレイ」一か所で行え、分類ごとに検索もできます。

そのため、メールを探しやすく見逃しが減るので、おすすめな設定です。

不要になったメールエイリアスの削除

今回、テストで追加したエイリアスを削除しておきます。

「Microsoftアカウント」ページから、[あなたの情報]から[Microsoftにサインインする方法を管理]に進み、使っていないエイリアスを削除できます。

※エイリアスを削除しても、受信したメールメッセージは削除されません。

まとめ

Outlookでメインのメールアドレスを隠しつつ、複数メールアドレスを運用するためのクイックスタートガイドでした。

【補足情報】Microsoftアカウントのエイリアス制限です。

Microsoft アカウントには、最大 10 件のメール アドレスおよび 3 件の電話番号を追加できます。

引用元:Microsoft

ご家庭内で受信メール分類するうえで、10件できれば困りませんよね。

自身のMicrosoftアカウント名を極力世間に認知させないため、Microsoftログインアカウント名をメールアドレスとして使用しないようにすることをおすすめします。

また、大事なメールを見逃さないよう「Outlookメール自動仕分け」を活用して、情報整理は時短しましょう。

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どうなの

ITの組み合わせ【ICT】で人生を楽しむプロ|家計見直しのポイント【ライフサイクル化】」にあり|企業5社を渡り歩いてきたIT管理15年のノウハウをお届けします。

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