Outlookで複数メールアドレス【安全に使い分ける方法】IT管理プロが解説

本記事では、複数メールアドレスを「安全に・効率よく使い分ける」IT管理プロのメール活用ノウハウを解説していきます。

  • 複数メールアドレスを使い分ける理由
  • ログインIDとメールアドレスが同じ場合の危険性
  • 複数メールアドレス運用はOutlookがおすすめな理由

複数メールアドレスを使い分けたい理由

主なメールの用途です。

  • 仕事、知人との連絡用
  • ネットショップの購入確認、お届け予定
  • 銀行、クレジットカード関連
  • 保険、通信、etc
  • 子供の学校・習い事のお知らせ
  • その他:ナナメ読み程度の定期購読

このような目的別のメール、すべて同じメールアドレスで使っていることで発生する問題です。

大事なメールを見逃してしまう問題

目的別のメールが混在してしまうことで、大事なメールを見逃す問題が発生します。

そのため、目的別のメールアカウントをつくり、運用している方もいらっしゃるのではないでしょうか?

ですが「アカウントを切り替えて使う手間」また、「管理する負担が発生してしまう」ため、おすすめできません。

次に、メールを使うために必要なメールアカウントの「ログインID」リスクについて、以下説明します。

ログインIDとメールアドレスが同じは危険

risk

アカウントの不正ログインを防ぐため、普段使っているメールアドレスとログインのIDは別にしましょう。

あなたは、どの無料で使えるメールサービスをご利用でしょうか?

  • Gmail
  • Outlook、hotmail
  • iCloudメール
  • Yahooメール

メール以外でも、次のようなサービス次も併用してお使いですよね?

  • 写真の保存場所
  • オンラインのデータ

この場合、個人情報の”カギ”ともいえるログインIDを「メールアドレス」という形式でさらしている状態です。

人の目につきやすいサービスは、悪意ある第三者からしてみれば”格好のターゲット”であり、いつの間にか「ダークウェブ」のような、個人情報の闇取引サイトに登録されるケースも多くあります。

ポイント

セキュリティで有名な「Norton(ノート)」のサイトで、メールアドレスがダークウェブに流出しているかチェックすることができます。

Norton公式>個人情報流出チェック!

ここまでのおさらい

安全なメール運用4つのポイント

  • メールアカウントは”ひとつ”
  • 複数メールアドレスを追加できる
  • 目的別にメール振り分けできる
  • ログインIDとメールアドレスを同じにしない

このような「都合のよいメール運用」は、Outlookメールサービスで実現することができます。

複数メールアドレスはOutlookがおすすめな3つの理由

  • Microsoftアカウント1つで実現
  • Outlookメールは「複数メールアドレス」追加できる
  • ログインIDと普段使うメールアドレスを区分できる

Outlookメールアドレスを使い分ける仕組みです。

メインのメールアドレスはMicrosoftログインのみ、メール送受信用としは使いません。

このように運用すれば、ログインIDは世間一般にさらされないため、「不正ログインを試されるリスク」の対策になるわけですね。

Gmailは複数メールアドレス使いに向いていない理由

あなたのGoogleアカウント名、ばっちり”身バレ”してしまうからです。

以下、 "どうなの@gmail.com" というアカウントで、複数メールアドレスを追加する例です。

"どうなの+netshop@gmail.com"

Gmailの場合、プラス前の「どうなの」というエイリアスは固定で、変えられません。

Gmail複数メールアドレスを追加するイメージ

そのため、Gmail仕様を知っている人からすれば、「ああ、”どうなの”がメインのメアドなのね」 “身バレ”しますよ。

さらに言及すると、サービスによってメールアドレスに「+(プラス)」記号文字が使えないサービスの問題もあり、Suica(スイカ)、JREポイントサイトが該当します。

複数メールアドレスをOutlookで設定する方法

ここからは、Outlookで複数メールアドレスを追加する方法について説明していきます。

実際に設定することで、「なるほど!」と思って頂けるはずです。

もし「ちょっと違うな…」と思われた場合の、「設定したメールアドレスを削除する手順」も説明しますので、読み進めて頂ければと思います。。

Microsoftアカウントにログイン

無料のMicrosoftアカウントがある前提で、説明していきます。

もしまだお持ちでない場合、「Microsoftアカウント」サイトからアカウントを作ってください。

[あなたの情報]から[Microsoftにサインインする方法を管理]の順にクリックします。

Microsoftアカウントにメールを追加する

[メールの追加]をクリック。

「新しいメールアドレスを作成してエイリアスとして追加する」ボックスに、追加したいエイリアスを入力。

既に存在するエイリアスを設定しようとすると、上図の通り怒られてしまいますので、他のエイリアスを設定します。

メールアドレスの追加は以上です。実際にメールが受信できるかテストしてみましょう。

追加したメールアドレスの受信テスト

下図はテストのため、2つほどエイリアスを登録した例です。

どちらのメールアドレスが送信、受信でもOKですので、オンラインのOutlookメールからメール送受信してみましょう。

 

因みにですが、このエイリアス「全世界共通」で設定が反映されます。

そのため、メール受信できるようになるまで少々時間が掛かる(といっても5~10分程度)場合もありますので、気長に待ちましょう。

複数メールアドレスの追加~受信テストまでの手順は以上です。 次に、目的別にメールを振り分ける方法について説明していきます。

Outlookで目的別にメールを振り分ける

Outlookで、メールを受信したタイミングで自動的に振り分けるための設定方法です。

メール振り分け手順

オンラインのOutlookメール にサインインして、

  • 歯車アイコン[設定]
  • Outlookのすべての設定を表示
  • [メール]を選択
  • [ルール]を選択
  • 自動処理のルールを設定する

下図は設定イメージです、よく仕様変更で変わりますので予めご了承ください。

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設定例)

銀行、クレジットカードなど金融関連のメールを "nomoneyless@outlook.com"で受信し、自動処理する場合。

条件を追加宛先:nomoneyless@outlook.com
アクションを追加指定の場所に移動:金融関連

筆者の運用ノウハウでいうと、宛先ごとに「アクションを追加:分類」を設定しています。 検索が「受信トレイ」一か所で行え、分類ごとに検索もできます。

そのため、メールを探しやすく見逃しが減るので、おすすめな設定です。

Outlookで不要になったメールアドレスを削除する

今回、テストで追加したエイリアスを削除しておきます。

「Microsoftアカウント」ページから、[あなたの情報]から[Microsoftにサインインする方法を管理]に進み、使っていないエイリアスを削除できます。

エイリアスを削除しても、受信したメールメッセージは削除されませんのでご安心ください。

まとめ

複数メールアドレスを運用する問題点から、Outlookメールがベストな理由について解説しました。

【補足情報】Microsoftアカウントのエイリアス制限です。

Microsoft アカウントには、最大 10 件のメール アドレスおよび 3 件の電話番号を追加できます。

引用元:Microsoft

ご家庭内で受信メール分類するうえで、10件できれば困りませんよね。

自身のMicrosoftアカウント名を極力世間に認知させないため、Microsoftログインアカウント名をメールアドレスとして使用しないようにすることをおすすめします。

また、大事なメールを見逃さないよう「Outlookメール自動仕分け」を活用して、情報整理は時短しましょう。

  • この記事を書いた人

どうなの

情報セキュリティ資格を有するIT管理のプロ。 ITの「わかりにくい、ズバり知りたい」わかりやすく。 安全&便利なICTノウハウ発信中

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