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いまさら聞けない|OutlookとTeamsの違い・使い分け方|IT管理プロがズバり解説

2021年10月6日

「OutlookメールとTeamsチャット、どう違うの」

「基本的な使い分け方、考えを知りたい」

「IT管理15年プロである筆者がお答えします」シリーズです。

まずはズバり、結論ご覧ください。

コミュニケーションツール別の比較「Teams/Outlook」

▼ コミュニケーションツール別「メリット・デメリット」比較表

※Google検索「チャット」と「メール」使い分け独自調べまとめ

コミュニケーションツール別(Teams、Outlook)使い分けの結論
  • チャット(Teams)を使うシーン
    • 情報を伝える相手が明確
    • 何を連絡(質問)すればよいか明確
    • コミュニケーションを繰り返す
  • メール(Outlook)を使うシーン
    • 極力”返信を伴わない”情報を伝える
    • 外部ユーザーとの連絡手段

ちょっと補足していきます。

OutlookメールよりTeamsチャットを使う場面

チャットというのは、まさに今・リアルタイムでコミュニケーションをとる手段です。

そのため、発信したメッセージは基本「一回で終わらない内容」である場合が多いでしょう。

つまりは、お伺い・相談ベースでどんどん情報がアップデートしていく場面でフルに効力を発揮できるわけですね。

一方では、「情報のスピード感に追い付けない、メッセージがながれてしまう」このような課題もあります。

その場合、Teamsであれば「①このメッセージを保存する」とすることで、後で見返すことができますよ。

Teams「このメッセージを保存する」

Teams画面上部の「②検索ボックス」も活用しましょう。

チャットよりメール(Outlook)を使う場面

メールというのは「自分と送信相手に同じメッセージが残る」、つまりは「動かぬ証拠」的な使い方が適しています。

ビジネスのシーンであれば、ある程度「強制的であり、拘束力のある公的な内容」送るシーンが多いですね。

例)

社内規約・規程文章改訂のアナウンス

勤怠・経費精算申請の締切日のお知らせ

などなど…

メッセージを受け取った「相手(受信者)」のことを考えてみます。

受信者は公的な内容のため、「無視できない・必ず守らなくてはいけないこと」として認識します。

その後の処理として、Outlookメールであれば「ピン止め」「再通知(リマインダー)」また「カレンダー登録」このような設定を行うことでしょう。

ですが送信した情報がアップデートされたら、どうなるでしょう?

あなたは、送信した相手全員に「MECE(もれなく・ダブりなく)」等しくメッセージを伝えなければなりません。

一方の受信者は、Outlookメールで行った処理を再設定しなければなりませんね。

つまりは、「時間の浪費・お互いの生産性を損ねる」ことになります。

よって、メール文化な企業は得てして「判断意思決定スピードが遅い」このような実態ではないでしょうか。

まとめ

Outlook、Teams使い分けに迷ったとき用、基本的な考え方でした。

メール、チャットともに一長一短な面があります。

それぞれの機能特性から、社会的に認知されている事実から使い分けるようにしてみては如何でしょう。

「どっちにしようか?迷う…」

いざ使い分けで悩まれた際に、本記事の情報が参考になれば幸いです。

  • この記事を書いた人

どうなの

「ITとIT」「ITと人」つなぎ【ICT】にする。 企業5社を渡り歩いたICT管理・推進役の知見、雑多なICTノウハウ情報発信中🚀

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