【パクってOK】SharePointリストで社内FAQ【5分で自作する３ステップ】IT運用管理プロのノウハウも解説

社内、いつも同じような問い合わせの受け答えで浪費していませんか？

Microsoft 365の「SharePointリスト」を活用すれば、同じような問い合わせを防ぐことができますよ。

そこで本記事で、「社内のFAQを5分でつくる方法～運用のポイント」まで、サクッと解説していきます。

最後までお読みいただけば、企業内でIT管理プロが実践する「バックオフィス業務の時短化！改善アプローチ術」知ることができますよ。

この記事を書いた人

5社を渡り歩いたIT管理15年プロ
情報セキュリティ(SG)資格保持
ITIL資格で改善！実践知10年以上

※実現イメージは、この記事トップ画像の通りです。

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よくあるお問い合わせを減らしたい

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SharePoint FAQリスト４つの特徴

FAQリストの特徴

一問一答形式なので情報ノイズがない！
詳細は「リンク」から関連ドキュメントへ促す！
サイト上部「検索ボックス」単語で検索！
多言語対応で多様性も実現！

上記の徴からの、運用術については後述します。

まずは、SharePointにFAQリスト「5分でつくれる3ステップ」サクッと説明していきます。

1. 新しくFAQリストをつくる

新しくSharePointリストを作成します。

リスト名「FAQ」で作成、下表の列を追加します。

列名	この列の情報の種類
Answer	複数行テキスト（書式なしテキスト）
link	ハイパーリンクまたは画像

回答用の「Answer」と、関連資料にリンクするURLを貼る「link」列を作ります。

その他、既存の「タイトル」列名を「Title」へ変更しておきます。

2. FAQリストの新しいビューを作成

作成したFAQリストを開き、新しいビュー「FAQ（パブリックビュー）」で作成します。

3. FAQリストのビューの書式設定

手順

作成した「FAQ」ビュー
現在のビューの書式設定
詳細モード
JSON上書き貼り付け
（下記参照）
保存

上記④には下記のJSONを”上書き”貼り付けします。

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/row-formatting.schema.json",
  "hideListHeader": true,
  "hideSelection": true,
  "rowFormatter": {
    "elmType": "div",
    "style": {
      "display": "flex",
      "flex-direction": "column",
      "align-items": "flex-start"
    },
    "children": [
      {
        "elmType": "div",
        "attributes": {
          "class": "ms-bgColor-themePrimary ms-borderColor-themeDark ms-fontColor-white"
        },
        "style": {
          "font-size": "18px",
          "border-width": "2px",
          "border-style": "solid",
          "width": "100%",
          "padding": "4px"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "Q",
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themeTertiary"
            },
            "style": {
              "padding-right": "10px",
              "padding-left": "6px",
              "font-weight": "bold"
            }
          },
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "[$Title]"
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "div",
        "attributes": {
          "class": "ms-borderColor-themeDark"
        },
        "style": {
          "padding-left": "40px",
          "width": "100%",
          "border-width": "2px",
          "border-style": "solid",
          "padding": "4px",
          "font-size": "14px",
          "border-top-width": "0"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "[$Answer]"
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "a",
        "txtContent": "[$link.desc]",
        "attributes": {
          "href": "[$link]",
          "target": "=if([$OpenInNewTab] == true, '_blank', '')"
        },
        "style": {
          "padding-left": "40px",
          "width": "100%",
          "border-width": "2px",
          "padding": "4px",
          "font-size": "14px",
          "border-top-width": "0",
          "margin-bottom": "20px"
        }
      }
    ]
  }
}

手順は以上です。

本記事トップの画像と同じ表示になれば、FAQリスト完成です！