SharePointでFAQリスト【5分で実現!】IT管理プロの運用ノウハウも解説

社内問い合わせの応対で浪費していませんか?

Microsoft 365のSharePointリストを活用した、「社内のFAQを5分でつくる方法~運用ノウハウ」まで、IT管理15年プロである筆者が解説していきます。

※実現イメージは本記事トップの画像の通りです。

この記事がおすすめな方

社内ルールをシンプルに周知したい

よくあるお問い合わせを減らしたい

実際のFAQ運用ノウハウも知りたい

SharePoint FAQリストの特徴

FAQリストの特徴

  • 一問一答形式なので情報ノイズがない!
  • 詳細は「リンク」から関連ドキュメントへ促す!
  • サイト上部「検索ボックス」単語で検索!
  • 多言語対応で多様性も実現!

次に、FAQリスト作成の流れを説明していきます。

新しくFAQリストをつくる

新しくSharePointリストを作成し(リスト名「FAQ」で説明進めます)、下記の列を追加します。

列名この列の情報の種類
Answer複数行テキスト( 書式なしテキスト)
linkハイパーリンクまたは画像

回答用の「Answer」と、関連資料に促すためのURLを貼る「link」列ですね。

その他、既存の「タイトル」列名を「Title」へ変更しておきます。

FAQリストの新しいビューを作成

作成したFAQリストを開き、新しいビュー「FAQ(パブリックビュー)」で作成します。

FAQリストのビューの書式設定

手順

  • 作成した「FAQ」ビュー
  • 現在のビューの書式設定
  • 詳細モード
  • JSON上書き貼り付け
    (下記参照)
  • 保存

上記④には下記のJSONを”上書き”貼り付けします。

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/row-formatting.schema.json",
  "hideListHeader": true,
  "hideSelection": true,
  "rowFormatter": {
    "elmType": "div",
    "style": {
      "display": "flex",
      "flex-direction": "column",
      "align-items": "flex-start"
    },
    "children": [
      {
        "elmType": "div",
        "attributes": {
          "class": "ms-bgColor-themePrimary ms-borderColor-themeDark ms-fontColor-white"
        },
        "style": {
          "font-size": "18px",
          "border-width": "2px",
          "border-style": "solid",
          "width": "100%",
          "padding": "4px"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "Q",
            "attributes": {
              "class": "ms-fontColor-themeTertiary"
            },
            "style": {
              "padding-right": "10px",
              "padding-left": "6px",
              "font-weight": "bold"
            }
          },
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "[$Title]"
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "div",
        "attributes": {
          "class": "ms-borderColor-themeDark"
        },
        "style": {
          "padding-left": "40px",
          "width": "100%",
          "border-width": "2px",
          "border-style": "solid",
          "padding": "4px",
          "font-size": "14px",
          "border-top-width": "0"
        },
        "children": [
          {
            "elmType": "span",
            "txtContent": "[$Answer]"
          }
        ]
      },
      {
        "elmType": "a",
        "txtContent": "[$link.desc]",
        "attributes": {
          "href": "[$link]",
          "target": "=if([$OpenInNewTab] == true, '_blank', '')"
        },
        "style": {
          "padding-left": "40px",
          "width": "100%",
          "border-width": "2px",
          "padding": "4px",
          "font-size": "14px",
          "border-top-width": "0",
          "margin-bottom": "20px"
        }
      }
    ]
  }
}

手順は以上、本記事トップの画像と同じ表示になれば完了です。

FAQリストを運用する4つのポイント

FAQリストを形骸化させず、社内に浸透させるための工夫です。

  • 一問一答形式なので情報ノイズがない!
  • 詳細は「リンク」から関連ドキュメントへ促す!
  • サイト上部「検索ボックス」単語で検索!
  • 多言語対応で多様性も実現!

上記から順に補足していきます。

一問一答を心掛ける

アレコレ書かず、短文を心掛けましょう。

ユーザーが「ほしい情報へたどり着きやすい」ことが目的ですので。

詳細は「link」から関連ドキュメントへ促す

FAQだけでは説明を伝えきれないケースもあります。

その場合は、「より詳細はコチラ」といったドキュメントを別途作成しましょう。

FAQリストの「link」を活用して、該当ドキュメントへ促す運用がおすすめです。

検索するであろう単語をFAQに含める

「ユーザーは、欲しい情報に”単語を検索”して辿り着く」運用における利用想定シーンです。

そのため、ユーザーが検索するであろう単語を、「Title」または「Answer」列の文面に”表記ゆれに注意して”うまく含めることです。

例えば、Wi-Fiに関するFAQであれば、スマホ使いのユーザーだと「Wi-Fi」すなわち”ー(ハイフン)"キーを入力することは、あまり考えられません。

この場合、「wifi」または「無線」といった単語をFAQの文面に含めることで、知りたい情報へ導くことができます。

FAQ多言語対応の周知と工夫

日本語ができない外国籍ユーザーには、

「ブラウザーの翻訳機能を使ってください」

このように周知しましょう。

参考まで、下図はMicrosoft Edgeで翻訳機能を使用する例です。

翻訳を意識したFAQ文にする必要はありますが…

運用を周知すれば、日本語と英語で並記するといった生産性の低さから解放されますよ。

ただし、FAQが「日本語の文章のみ」だと、外国籍ユーザーは検索できません。

この場合の対処方法は、前述の通りFAQに「Wi-Fi」または「wifi」といった英単語を含めることです。

外国籍ユーザーがどのようなキーワードで検索するのか?

検索意図の配慮は必要ですね。

まとめ

SharePointリストで「検索できる&多言語対応なFAQリスト」実現する方法、運用のコツでした。

問い合わせで発生する、相互のコミュニケーションコストは侮れません。

在宅テレワークでの仕事が当たり前な時局、社内でよくある・同じような問い合わせの負担を低減する活動に繋げられるのではないでしょうか。

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